In vogelvlucht zit het basisproces als volgt in elkaar:

• Je hebt één vrij veld waarmee je aangeeft of iemand de nieuwsbrief wil ontvangen.
• Je maakt een registratieformulier waar mensen zich in kunnen schrijven op je nieuwsbrief.
• In de Selectie(s) die je gebruikt voor het verzenden van je nieuwsbrief zit minimaal het filtercriterium dat bovengenoemd veld is aangevinkt.
• Via Mailings verstuur je de nieuwsbrief. Daarin is een uitschrijflink een vast onderdeel.
• Deze uitschrijflink opent een Profielformulier waarin de ontvanger zijn inschrijving kan 'uitvinken'.

Als eerste maak je een veld waarop de nieuwsbriefvoorkeur van je Relatie vastlegt. Hoe dit veld eruit ziet, hangt af van hoeveel nieuwsbrieven je hebt.

1.1 Heb je slechts één nieuwsbrief? 

- Maak een Vrij Veld aan van het type 'Aan/uit vink' en geef dit een duidelijke naam, zoals 'Nieuwsbrief voorkeur'

1.2. Heb je meer dan één nieuwsbrief?

1.2a Moet de relatie alle nieuwsbriefinschrijvingen in één overzicht kunnen zien en kunnen wijzigen?

- Maak een Vrij Veld aan van het type 'Eén of meer uit meerdere opties'. Geef deze een algemene naam, zoals 'nieuwsbriefvoorkeuren'

- Voeg bij 'Opties' alle nieuwsbrieven in

1.2b Kan de relatie zich alleen uitschrijven voor de nieuwsbrief nadat hij deze heeft ontvangen.

- Maak voor iedere nieuwsbrief een Vrij Veld aan van het type 'Aan/uit vink'

- Geef de velden een titel die overeenkomt met de naam van de nieuwsbrief, bijvoorbeeld 'nieuwsbrief voorkeur leden' en 'nieuwsbrief voorkeur algemeen'

Nu kun je een Registratieformulier maken waarmee nieuwe bezoekers van je website zich in kunnen schrijven voor de nieuwsbrief.

Wil je dat bestaande Relaties zich kunnen registreren voor een nieuwsbrief? Gebruik dan een profielformulier.

Zorg bij dit profiel dat het veld/de velden over nieuwsbriefvoorkeur ook aanwezig zijn in het formulier, zodat dit ook ingevuld kan worden. Dit kun je op twee manieren doen:

- Door het vrije veld op te nemen in het formulier
- Door het vrije veld als voorgedefinieerde waarde in te stellen. Hierbij hoeft er niet actief een vinkje gezet te worden, dit gebeurt achter de schermen. Het is hierbij wel belangrijk dat de persoon die het formulier invult op de hoogte is dat deze zich inschrijft voor je nieuwsbrief.

Zorg voor een Relatieselectie waarin je als minimale als filtervoorwaarde hebt opgenomen dat de Relatie zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief.

Combineer je twee of meer Selecties in één Mailing, dan moet deze voorwaarde in elke selectie zijn opgenomen.

Richt een Profielformulier in waarmee de nieuwsbrief-ontvanger de mogelijkheid heeft om de voorkeur(en) voor nieuwsbrief/-ven aan te passen.

Binnen Mailing zorg je voor een Profiel-veldcode. Die beheer je onder Mailing > Instellingen > Profiel/Uitschrijven.
Er is standaard één uitschrijf Veldcode aanwezig. Die kun je zonodig aanpassen naar je eigen voorkeuren.

Koppel in deze Veldcode het Profielformulier dat je hierboven hebt ingericht.

Nu ben je klaar om de Veldcode te gebruiken in de Mailing.

Voeg een link toe met de linktekst 'Uitschrijven' of 'Beheer nieuwsbriefvoorkeuren' en plaats de veldcode op de plek van de Url.
De Veldcode wordt als link getoond in je nieuwsbrief. Zodra de ontvanger daarop klikt wordt het profielformulier getoond en kan de Relatie zijn voorkeur wijzigen. Het is aan te raden om dit altijd eerst zelf te testen, voordat je het naar je Relaties verstuurd.