Korte samenvatting:
Met de functie 'Groep aanmelden' kunnen deelnemers zich samen met anderen aanmelden voor een bijeenkomst. Activeer deze optie in de instellingen van het aanmeldformulier. Kies daarna het maximum aantal deelnemers en het registratieformulier voor de extra personen.
Soms willen meerdere mensen uit één organisatie samen naar een bijeenkomst. Denk aan drie collega's die een partnerbijeenkomst bezoeken. Of vier vrienden die samen aanschuiven bij een sponsordiner. Met de groepsaanmelding regelt één persoon de aanmelding voor de hele groep. Alle deelnemers ontvangen daarna automatisch de communicatieberichten over de bijeenkomst.
Let op: In dit artikel vind je de naamgeving en formulierindeling vanaf release 2026.04 op 7 april.
Het registratieformulier per deelnemers heet nu nog aanmeldformulier voor deelnemers. De registratieformulieren voor de aanmelder vind je nu nog onder: Heeft account en Geen account.
Groepsaanmelding activeren
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events. Open het aanmeldformulier via Tickets & Aanmelden.
Kies het registratietype dat bij jouw bijeenkomst past. Er zijn twee opties voor een groepsaanmelding:
- 'Groep aanmelden - deelname door aanmelder verplicht': de aanmelder telt altijd mee als deelnemer.
- 'Groep aanmelden - deelname door aanmelder optioneel': de aanmelder kiest zelf of hij deelneemt.
Instellingen voor deelnemers van een groepsaanmelding
Na het kiezen van een groepsaanmeldoptie, verschijnt de sectie Deelnemers groepsaanmelding. Stel hier het volgende in:
- Kies het Maximum per aanmelding. Je kunt een getal tot 15 kiezen.
- Kies het Registratieformulier per deelnemer. De aanmelder vult dit formulier in namens iedere extra deelnemer.
- Kies of de aanmelder bestaande relaties mag selecteren bij de aanmelding.
Registratieformulier per deelnemer
De aanmelder vult dit formulier in voor iedere extra deelnemer. Er gelden een aantal regels voor dit formulier.
E-mailadres is verplicht
Het formulier moet een e-mailveld bevatten. Het e-mailadres is nodig voor communicatie met de deelnemer, zoals de aanmeldbevestiging of een QR-code.
Geen wachtwoordveld en geen automatisch account
Extra deelnemers krijgen geen account. Zorg dat het formulier geen wachtwoord- of gebruikersnaamveld bevat. Stel in het registratieformulier ook in hoe het wachtwoord wordt aangemaakt. Kies voor 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord'. Met deze instelling bepaalt het wachtwoordveld of er een account aangemaakt wordt. Staat er geen wachtwoordveld in het formulier? Dan wordt er geen account aangemaakt. Kies je voor 'Genereer een willekeurig wachtwoord'? Dan maakt het systeem automatisch een account aan voor elke deelnemer, ook zonder wachtwoordveld in het formulier. Meer informatie over het instellen van deze optie lees je in het artikel 'Registratieformulier inrichten'.
Geen zichtbaarheidsregels
Met een zichtbaarheidsregel kun je een veld alleen tonen als een eerder veld een bepaalde waarde heeft. Bijvoorbeeld: het veld 'Onderwijsinstelling' verschijnt alleen als iemand aangeeft student te zijn. Deze regels werken niet in het registratieformulier voor extra deelnemers. Kies je toch een formulier met zichtbaarheidsregels? Dan zijn alle velden altijd zichtbaar, ongeacht de instellingen. Meer over zichtbaarheidsregels lees je in het artikel 'Zichtbaarheidsregels voor profiel- en registratieformulieren'.
Nieuwe relaties in het CRM
Extra deelnemers worden als nieuwe relaties aangemaakt in het CRM. Je kunt ze daarna handmatig of automatisch samenvoegen.
Bestaande relaties selecteren
Soms meldt iemand steeds dezelfde collega's aan. Denk aan een office manager die aanmeldingen voor bestuursleden regelt. Als deze medewerker ingelogd is, kan hij bekende relaties selecteren. Dan hoeft hij niet alle gegevens opnieuw in te vullen.
Activeer de optie 'Activeer selectie van bestaande relaties op basis van functies'. Je kunt ook beperken welke relaties de aanmelder ziet, op basis van een specifieke functie.
Dit werkt alleen voor relaties die via een Functie aan dezelfde organisatie zijn gekoppeld. Meer hierover lees je in het artikel 'Relaties aan elkaar koppelen met een functie'.
De selectie-instellingen stel je in via Organisaties & Personen.
Extra informatie
Met het formulier voor Extra informatie leg je bijeenkomstspecifieke gegevens vast. Denk aan dieetwensen, t-shirtmaat of andere voorkeuren. Deze vragen worden toegevoegd aan het registratieformulier van iedere deelnemer.
Klik op 'Wijzig formulier' om de velden in te stellen. Wil je het formulier verwijderen? Klik dan op 'Verwijder formulier'.
Tip: zichtbaarheidsregels op basis van ticketsoort werken wel in dit formulier.
Groepsaanmelding wijzigen of annuleren
Aanmelders kunnen per deelnemer wijzigingen aanbrengen. Ze kunnen programma-activiteiten aanpassen en extra gegevens zoals dieetvoorkeuren wijzigen. Persoonsgegevens kunnen zij niet zelf wijzigen.
Let op: alleen de aanmelder kan wijzigingen aanbrengen. Zet de veldcodes voor wijzigen of annuleren daarom alleen in de bevestigingsmail van de aanmelder. Niet in die van de andere deelnemers.
Deelnemer wisselen
Bij het wijzigen van een groepsaanmelding kan de aanmelder een deelnemer vervangen door een andere bestaande relatie of een nieuwe relatie invoeren. Hiervoor gelden dezelfde instellingen als bij het aanmeldproces:
- Een nieuwe relatie invoeren werkt via het formulier dat je instelt bij Registratieformulier per deelnemer.
- Een bestaande relatie kiezen is alleen mogelijk als de optie voor selecteren op basis van functies aanstaat.
De nieuwe deelnemer ontvangt na de wijziging automatisch de aanmeldbevestiging voor andere deelnemers.
Annuleren
Voor annuleringen zijn er twee mogelijkheden:
- Eén deelnemer annuleren uit de groep.
- De hele groepsaanmelding in één keer annuleren.
Dit geldt ook als de groepsaanmelding op de reservelijst staat.
Veldcodes voor e-mails
Je kiest zelf welke acties beschikbaar zijn via de e-mail voor de aanmelder.
| Veldcode | Wat het doet |
|---|---|
##urlMeetingCancelAttendee## | De aanmelder annuleert zijn eigen deelname. |
##urlMeetingCancel## | De aanmelder annuleert de hele groepsaanmelding. |
##urlMeetingEditRegistration## | De aanmelder bekijkt een overzicht van alle deelnemers en kan per persoon wijzigen of annuleren. Ook de volledige aanmelding annuleren is hier mogelijk. |
Wil je één link voor alles? Gebruik dan ##urlMeetingEditRegistration##.
Toegang tot materialen en deelnemerslijst
Extra aangemelde deelnemers hebben niet automatisch toegang tot het tabblad Materialen of de Deelnemerslijst. Dat geldt als deze tabbladen niet openbaar zijn ingesteld.
Voeg je in een e-mail een link toe naar de materialen of deelnemerslijst? Dan wordt die link automatisch voorzien van een persoonlijke token. Deelnemers met een account hoeven dan niet opnieuw in te loggen. Via dezelfde link kunnen zij ook doorklikken naar hun aanmelding.
Hebben extra deelnemers nog geen account? Dan kunnen ze via de link niet bij de materialen of deelnemerslijst. Je kunt ze uitnodigen om een account aan te maken. Meer hierover lees je in het artikel 'Logingegevens verstrekken aan CRM-relaties'.