Als de instelling ‘Aanmeldingen voor meerdere personen inschakelen’ aan staat kan per bijeenkomst worden bepaald of er 1 of meerdere deelnemers kunnen aanmelden.
Het aanmelden van meerdere deelnemers kan bijvoorbeeld handig zijn als het aannemelijk is dat een secretariaat medewerken één of meerdere werknemers zal willen registeren; of als er introducees of begeleiders mee kunnen.
Bijeenkomst met meerdere personen instellen
Als er gekozen wordt voor een optie met meerdere deelnemers wordt tijdens het inschrijfproces op de website een nieuw proces getoond. Dit proces werkt daadwerkelijk anders dan het proces voor 1 deelnemer. Zie ook het kopje: Aanmelden op de website
- Maak een keuze uit de drie aanmeldopties. Er zijn twee opties voor meerdere deelnemers: met verplichte of optionele aanmelder.
- Kies het maximum aantal deelnemers per aanmelding. Dit is beperkt tot 10 deelnemers.
- Kies het aanmeldformulier voor deelnemers. Kies hier het gewenste registratieformulier. Let op: het registratieformulier mag geen gebruikersnaam of wachtwoord zelf bevatten. Er kunnen geen accounts aangemaakt worden. Extra relaties worden nieuwe relaties in het CRM en kunnen daarna met de ontdubbel functionaliteit handmatig ontdubbelt worden. Wij raden aan om wel een e-mailadres te vragen om communicatie en ontdubbeling makkelijker te maken.
Als er gekozen wordt voor een optie met meerdere deelnemers zijn de functionaliteiten om een aanmelding te wijzigen niet beschikbaar.
Een aanmelding van meerdere personen kan niet door een deelnemer zelf aangepast worden. Er kunnen dus geen kaarten van persoon gewisseld worden, een deelnemer toegevoegd worden aan de aanmelding, of een deel van de aanmelding geannuleerd worden. De aanmelder kan alleen de volledige aanmelding annuleren.
Bovenstaande wijzigingen kunnen wel uitgevoerd worden door een medewerker met toegang tot Meetings & Events. Zie: Inschrijvingen en deelnemers bekijken en wijzigen.
Inschrijvingen en deelnemers bekijken en wijzigen
Als er een aanmelding wordt gedaan resulteert dit in één inschrijving met één of meerdere deelnemers. Dit is als twee losse onderdelen te vinden in Meetings & Events.
Inschrijvingen
Bij een inschrijving kun je zien hoeveel deelnemers er aangemeld zijn, wat de status is van de inschrijving en wat de totale ticket prijs is.
Bij de details van een inschrijving kun je zien welke deelnemers er bij de inschrijving horen, voor welke tickets gekozen is en wat het totaal bedrag is van deze inschrijving. Ook vind je hier de factuurinformatie.
Als er bij de bijeenkomst meerdere deelnemers aangemeld mogen worden kunnen er hier ook handmatig deelnemers toegevoegd worden aan de inschrijving.
De deelnemers van een inschrijving kunnen hiervandaan ook individueel bewerkt worden om bijvoorbeeld een annulering te verwerken. Hierbij heb je exacte dezelfde opties als wanneer je een deelnemer bewerkt vanuit de deelnemerslijst.
Wijzigingen aan deelnemers (zoals annuleringen) nadat de facturatie heeft plaatsgevonden worden niet automatisch verwerkt in het facturatie proces en zullen handmatig verwerkt moeten worden.
Deelnemers
Dit is het overzicht van alle deelnemers, los van de inschrijvingen. Hiervandaan kun je bijvoorbeeld gemakkelijk communiceren met deelnemers, of de status van individuele deelnemers wijzigen.
Aanmelden op de website
Dit is een ander proces dan het oude proces van maximaal 1 persoon aanmelden. Dit kan gevolgen hebben voor het uiterlijk van de website.
Nadat de gebruiker is ingelogd of een account heeft aangemaakt bestaat het aanmeldingsproces uit twee stappen.
Stap 1: Tickets kiezen
De eerste stap is het kiezen van de juist ticket soorten en de hoeveelheden daarvan. Als er geen tickets zijn ingesteld voor deze bijeenkomst geef je hier aan hoeveel deelnemers zich aanmelden.
Stap 2: Gegevens invullen
De tweede stap is het invullen en aanvullen van de gegevens. Hier vind je alle gegevens in één formulier.
Ook kan hier (als de aanmelder optioneel is) gekozen worden of en welk ticket voor de persoon is die de aanmelding doet.
