Drie collega's van een organisatie willen samen jouw partnerbijeenkomst bezoeken. Vier vrienden willen samen aansluiten bij jouw sponsordiner. Een relatie die samen met zijn partner wil deelnemen aan een huwelijksconferentie. Door de functie 'Groep aanmelden' te activeren, maak je dit mogelijk en kun je ervoor zorgen dat alle deelnemers jouw communicatieberichten over de bijeenkomst ontvangen.
Aanmelding voor groepen instellen
Om aanmelden voor meerdere personen te activeren ga je naar de bijeenkomst in Meetings & Events. Onder Tickets & Aanmelden open je de instellingen voor het aanmeldformulier.
- Maak een keuze uit de drie aanmeldopties. In het geval van een groepsaanmelding zijn er twee opties: één waarbij de aanmelder (verplicht) deelneemt of die waarbij de aanmelder (optioneel) nog kan kiezen.
- Kies het maximum aantal deelnemers per aanmelding. Dit is beperkt tot 15 deelnemers.
- Kies het aanmeldformulier voor deelnemers. Kies hier het gewenste registratieformulier.
Extra relaties worden nieuwe relaties in het CRM en kunnen met de ontdubbel functionaliteit handmatig of automatisch ontdubbeld worden. - Kies of er alleen nieuwe relaties aangemaakt mogen worden of dat er ook bekende bestaande relaties geselecteerd mogen worden.
Let op: het gebruikte registratieformulier voor extra deelnemers mag geen wachtwoord of gebruikersnaam bevatten. De extra relaties die je aanmeldt krijgen geen account. Let er ook op dat in het registratieformulier de optie 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord' is aangevinkt om foutmeldingen te voorkomen.
Het formulier dient wel een e-mailveld te bevatten. Dit maakt de communicatie en ontdubbeling achteraf makkelijker.
Let op: Zichtbaarheidsregels voor velden in een registratieformulier werken niet voor aanmeldingen van extra personen ('Aanmeldformulier voor deelnemers'). Kies je toch een formulier dat dit soort regels bevat? Dan zullen alle velden zichtbaar zijn.
Het formulier voor 'Extra informatie' (zoals dieetwensen) kan wel zichtbaarheidsregels op basis van ticketsoort bevatten. Zo worden dieetwensen bijvoorbeeld wel gevraagd bij een ticketsoort met inbegrepen maaltijd, maar niet bij een ticketsoort zonder inbegrepen maaltijd.
Bestaande relaties aanmelden
Soms komt het voor dat iemand steeds dezelfde collega's wil aanmelden. Denk aan bijvoorbeeld een office manager of management assistent die de registratie voor bestuursleden uit handen neemt. Wanneer deze medewerker is ingelogd, is het mogelijk om bekende bestaande relaties te selecteren. Dit zijn relaties die met behulp van een Functie aan dezelfde organisatie gekoppeld zijn. De aanmelder hoeft hierdoor minder gegevens in te vullen en er hoeven minder relaties ontdubbeld te worden.
Bij de instellingen voor het aanmeldformulier activeer je deze optie (5). Wie je precies kunt kiezen is geregeld via Organisaties & Personen. Je kunt eventueel beperken dat er alleen relaties met een specifieke functie getoond kunnen worden (6).
Groepsaanmelding wijzigen of annuleren
Aanmelders kunnen per deelnemer binnen hun groepsaanmelding wijzigingen aanbrengen. Het is mogelijk om per persoon de gekozen programma-activiteiten aan te passen en extra gegevens zoals dieetvoorkeuren te wijzigen. Persoonsgegevens kunnen echter niet door de aanmelder zelf gewijzigd worden.
Voor annuleringen hebben aanmelders twee mogelijkheden: zij kunnen individuele deelnemers uit hun groep annuleren of de gehele groepsaanmelding in één keer annuleren.
Deze functionaliteiten zijn ook beschikbaar wanneer de groepsaanmelding op de reservelijst staat.
Let op: alleen degene die de groepsaanmelding heeft gedaan, kan wijzigingen aanbrengen. Plaats veldcodes voor het wijzigen of annuleren van de aanmelding daarom alleen in de e-mailbevestiging voor de aanmelder en niet van de overige deelnemers.
Beperkingen op weergave Materialen en Deelnemerslijst
Extra aangemelde personen hebben niet automatisch toegang tot het tabblad Materialen of de Deelnemerslijst van de bijeenkomst, wanneer deze niet als openbaar zijn ingesteld. In dat geval kan de deelnemer de tabbladen alleen bekijken als hij ook een account heeft en hiermee is ingelogd.
Tip: door middel van een e-mailjourney in Marketing Automation kun je de overige deelnemers uitnodigen om een account aan te maken.
Inschrijvingen en deelnemers bekijken en wijzigen
Als er een aanmelding wordt gedaan, resulteert dit in één inschrijving met één of meerdere deelnemers. Dit is als twee losse onderdelen te vinden in Meetings & Events.
Inschrijvingen (Aanmeldingen)
Bij een inschrijving kun je zien hoeveel deelnemers er aangemeld zijn, wat de status is van de inschrijving en wat de totale ticketprijs is.
Bij de details van een inschrijving kun je zien welke deelnemers er bij de inschrijving horen, welke tickets gekozen zijn en wat het totaalbedrag is van deze inschrijving. Ook vind je hier de factuurinformatie.
Als er bij de bijeenkomst meerdere deelnemers aangemeld mogen worden, kunnen hier ook handmatig deelnemers toegevoegd worden aan de inschrijving.
De deelnemers van een inschrijving kunnen hiervandaan ook individueel bewerkt worden om bijvoorbeeld een annulering te verwerken. Hierbij heb je exacte dezelfde opties als wanneer je een deelnemer bewerkt vanuit de deelnemerslijst.
Let op: wijzigingen aan deelnemers nadat de facturatie heeft plaatsgevonden, worden niet automatisch verwerkt in het facturatieproces en zullen handmatig verwerkt moeten worden.
Deelnemers
Dit is het overzicht van alle deelnemers, los van de inschrijvingen. Hiervandaan kun je bijvoorbeeld gemakkelijk communiceren met deelnemers, of de status van individuele deelnemers wijzigen.
Aanmelden op de website
Nadat de gebruiker is ingelogd of een account heeft aangemaakt bestaat het aanmeldingsproces uit twee stappen.
De eerste stap is het kiezen van de juist ticket soorten en de hoeveelheden daarvan. Als er geen tickets zijn ingesteld voor deze bijeenkomst geef je hier aan hoeveel deelnemers zich aanmelden.
De tweede stap is het invullen en aanvullen van de gegevens. Hier vind je alle gegevens in één formulier.
Ook kan hier (als de aanmelder optioneel is) gekozen worden of en welk ticket voor de persoon is die de aanmelding doet.
