Je hebt een mooie journey gemaakt en diverse relaties zijn hun reis begonnen. Maar nu wil je eigenlijk even een e-mail aanpassen of een extra stap aan de journey toevoegen. Kun je dan een actieve journey veilig deactiveren om aanpassingen te doen? En zo ja, waar moet je dan op letten?
Het is niet te voorkomen dat je af en toe je journey moet pauzeren om wijzigingen door te voeren. Wanneer je een journey wilt aanpassen, kun je klikken op de knop 'Deactiveren' (1). Nadat je bevestigd hebt (2) dat je dit echt wilt doen, wordt de journey gepauzeerd.
De impact van het pauzeren van je journey
Over de gevolgen van het deactiveren ofwel pauzeren van de journey moet je wel goed nadenken. Dit heeft invloed op de keuze voor het moment waarop je de journey pauzeert én op de afspraken die je mogelijk met je collega's moet maken.
Gevolgen voor relaties die al deel zijn van een actieve journey
Voor relaties die al deel zijn van een actieve journey, heeft een tijdelijke deactivatie weinig gevolgen. Zij blijven deel van de journey, er gebeurt alleen even niets. Bereiken zij het punt dat ze na een periode van wachten na een volgende stap gaan? Dan wordt deze stap direct uitgevoerd nadat je de journey opnieuw activeert. Ze krijgen een e-mail hierdoor mogelijk iets later dan zij normaal zouden doen. In de meeste gevallen zal dit geen enkel probleem zijn.
Gevolgen voor relaties die nog geen deel zijn van een actieve journey
Voor relaties die nog niet deel zijn van de journey kan een tijdelijke deactivatie een groter effect hebben. Zij komen namelijk niet in de journey terecht als zij tijdens de deactivatie gaan voldoen aan één van de triggers. Het kan hierdoor dus voorkomen dat nieuwe leden geen onboardingsmail krijgen of donateurs geen bedankmail ontvangen.
De impact beperken
Om ervoor te zorgen dat je de impact van het pauzeren van de journey beperkt blijft, is het belangrijk om 1) een goed moment uit te kiezen voor het deactiveren en om 2) maatregelen te nemen om eventueel gemiste triggers alsnog uit te kunnen voeren.
1. Op welk moment kan ik de journey het beste tijdelijk deactiveren?
Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van welke triggers je hebt ingesteld voor de betreffende Journey:
Als een registratie via één of meer formulieren de trigger is, kun je de journey het beste deactiveren op een moment dat er weinig nieuwe registraties plaatsvinden. Zijn jouw (potentiële) leden en donateurs vooral 's avonds actief? Dan kun je de journey bijvoorbeeld het beste vroeg in de morgen deactiveren. Zijn jouw relaties vooral overdag actief (bijvoorbeeld omdat jouw vereniging zich richt op bedrijven), dan kun je de journey het beste buiten kantooruren deactiveren.
Als de toevoeging aan een relatielijst de trigger is, kun de journey het beste deactiveren op een moment dat er weinig wijzigingen in het CRM plaatsvinden. Dit kan zowel om profielwijzigingen door de relatie zelf gaan, maar ook om wijzigingen die je collega's doen. Voorbeeld: iemand wordt aan de relatielijst toegevoegd omdat er een abonnement wordt aangemaakt bij de relatie. Zorg er dan voor dat je collega's weten dat zij deze taak het beste even kunnen uitstellen tot nadat jij klaar bent met je wijzigingen.
Als een donatie de trigger is, kun je de journey het beste deactiveren op een moment dat er weinig wijzigingen donaties plaatsvinden óf verwerkt worden. Stem bijvoorbeeld af met je collega's van Financiën dat ze geen nieuw transactiebestand inlezen en verwerken tijdens de deactivatie van je journey.
Als een herhalende datum de trigger is, wil je de journey omstreeks middernacht actief hebben. Aan het begin van de nacht wordt namelijk de trigger afgevuurd. Oftewel: is het zojuist 1 januari geworden? Dan worden alle mensen die 1 januari in het datumveld hebben staan op dat moment aan de journey toegevoegd. Journeys gebaseerd op deze datum kun je dus het beste deactiveren nadat de e-mail van die dag verstuurd is. Bijvoorbeeld aan het einde van de ochtend.
2. Gemiste triggers alsnog (handmatig) uitvoeren
Het kan gebeuren dat iemand tóch lid wordt of een wijziging doet terwijl jij bezig bent met het aanpassen van de journey. Je wil hen dan mogelijk alsnog aan de journey toevoegen. Daarvoor is het nodig dat je enkele voorbereidingen treft. Of je deze inspanningen wilt doen, is afhankelijk van hoe lang je verwacht dat de journey inactief is en hoe groot de kans is dat er relaties in deze periode aan de triggercriteria zouden gaan voldoen.
Hoe weet ik of er triggers gemist zijn terwijl de Journey werd gepauzeerd?
De makkelijkste methode is om een nieuwe journey aan te maken met dezelfde triggers als de journey die je gaat deactiveren. Deze nieuwe journey zet je op actief terwijl de te bewerken journey inactief is.
Deze tijdelijke journey verstuurt geen e-mails, maar levert je wel een lijstje op met relaties die tijdens je periode van bewerken gingen voldoen aan de triggercriteria (en doelgroep). De mensen uit dit overzicht voeg je na het activeren van de zojuist aangepaste journey handmatig toe.
Afhankelijk van je triggercriteria kun je ook enkele andere methoden gebruiken om erachter te komen wie er tijdens het bewerken aan je journey zijn gaan voldoen:
Wanneer je gebruikmaakt van de trigger 'Geregistreerd' kies je welke registratieformulieren als trigger kunnen dienen. Om er zeker van te zijn dat je geen enkele registratie via deze formulieren mist, kun je het volgende doen:
- Ga in het CRM naar Profiel & Registratie
- Ga naar Registratieformulieren
- Open één van de registratieformulieren die je ingesteld hebt als trigger
- Ga naar de sectie Communicatie
- Klik op 'Verstuur een e-mailnotificatie voor iedere registratie'
- Vul je e-mailadres in
- Klik op Opslaan
Doe dit voor alle formulieren die je gebruikt als trigger voor de Journey die je wilt pauzeren. Zo zorg je ervoor dat je in je mailbox een melding krijgt van alle nieuwe relaties die zich tijdens de deactivatie van je Journey aanmelden. Na het heractiveren van de journey kun je deze relaties handmatig toevoegen. Hierna kun je je het versturen van e-mailnotificaties weer uitzetten bij de instellingen van de betreffende registratieformulieren.
Ga in het CRM na welke wijzigingen ervoor kunnen zorgen dat iemand wordt toegevoegd aan deze relatielijst(en). Kunnen alleen jouw collega's deze wijziging veroorzaken? Spreek dan een proces af met je collega's. Wanneer mogelijk doen zij geen wijziging tijdens jouw deactivatie. Is dat niet mogelijk? Dan kun je hen vragen om het aan jou door te geven als zij een wijziging doen die ervoor zou zorgen dat iemand wordt toegevoegd aan de relatielijst(en) die je hebt ingesteld als trigger.
Kan de relatie ook zelf door middel van een profielwijziging veroorzaken dat hij in de relatielijst terechtkomt? Om er zeker van te zijn dat je geen enkele profielwijziging via deze formulieren mist, kun je het volgende doen:
- Ga in het CRM naar Profiel & Registratie
- Ga naar Profielformulieren
- Open één van de profielformulieren die zouden kunnen leiden tot een toevoeging aan de relatielijsten die als trigger zijn ingesteld
- Ga naar Berichten en opties
- Ga naar de sectie Goedkeuren
- Klik op 'Profielwijzigingen handmatig controleren en goedkeuren'
- Klik op Opslaan
Let op: deze oplossing kan het gebruikersgemak voor jouw relaties iets verminderen. Wanneer een relatie wacht op goedkeuring, kan hij in de tussentijd geen wijzigingen op andere profielformulieren doen.
Vraag je collega's om, gedurende de tijd dat de journey inactief is, geen banktransacties in te lezen en te verwerken. Kunnen mensen ook online doneren? Zorg er dan voor dat je een e-mailnotificatie ontvangt wanneer er een donatie wordt gedaan. Dit kan via het registratieformulier dat gebruikt wordt voor de donaties. Volg hiervoor de stappen zoals omschreven bij de trigger 'Geregistreerd'.
Als de Journey rond middernacht actief was, heb je vermoedelijk geen triggers gemist. Gebeurde dit toch en wil je in de loop van de dag relaties alsnog toevoegen aan de journey? Dan is het uitvoeren van een export momenteel de snelste optie om te zoeken of de datum van vandaag (bijv. 01-01) voorkomt in de kolom van het betreffende veld. Kom je relaties tegen die niet in de journey zitten, terwijl zij wel aan de overige criteria (zoals Doelgroep) voldoen en bijvoorbeeld jarig zijn op de betreffende dag? Dan voeg je deze relaties alsnog handmatig toe aan de journey.
Hoe voeg ik 'gemiste relaties' alsnog toe aan een journey?
Om gemiste relaties alsnog handmatig toe te kunnen voegen aan de zojuist bewerkte journey, is het nodig om de triggerstap 'Handmatig toevoegen' in je journey op te nemen (1). Na het heractiveren van de journey kun je bovenaan de pagina klikken op 'Voeg relaties toe' (2). Je kunt vervolgens kiezen voor een relatielijst, een selectie of individuele relaties.
