Heeft iemand zich aangemeld als lid? Wil iemand een tijdschrift ontvangen? Of start een bedrijf een partnerschap met jouw organisatie? Dan leg je dit vast door een abonnement toe te voegen. Zo weet je precies wie welk abonnement heeft en kun je facturen versturen.
In dit artikel lees je hoe je een abonnement toevoegt. Je kunt dit op twee plekken doen: via het CRM of via Memberships. De informatie is gekoppeld. Het maakt dus niet uit welke plek je kiest.
Abonnement toevoegen via het CRM
- Ga naar CRM > Relaties.
- Open de relatiekaart van de persoon.
- Ga naar het tabblad Abonnementen.
- Klik op 'Abonnement toevoegen'.
Afhankelijk van de inrichting van jouw platform kan de relatiekaart er anders uitzien dan op de afbeelding.
Het juiste abonnementstype kiezen
Selecteer het abonnementstype dat past bij deze persoon of organisatie.
Zie je het type dat je nodig hebt niet in de lijst? Vraag je SuperUser om dit aan te maken. Lees meer in het artikel Abonnementstype toevoegen.
Voorbeelden van abonnementstypen:
| Type | Wanneer gebruik je dit? |
|---|---|
| Regulier lidmaatschap | Voor standaard leden van je vereniging |
| Studentlidmaatschap | Voor leden die studeren en korting krijgen |
| Proeflidmaatschap | Voor nieuwe leden die het lidmaatschap eerst willen uitproberen |
| Bedrijfslidmaatschap | Voor organisaties die lid worden |
| Tijdschriftabonnement | Voor abonnees van jullie magazine |
| Premium nieuwsbrief | Voor betalende ontvangers van een exclusieve nieuwsbrief |
Wie betaalt het abonnement?
De contractant staat al ingevuld. Betaalt iemand anders voor het abonnement? Denk aan een werkgever of een cadeau-abonnement. Dan geef je dit aan:
- Kies bij 'Wie betaalt?' voor 'Andere relatie'.
- Zoek en selecteer de persoon of organisatie die betaalt.
De ingangsdatum instellen
Vul de ingangsdatum in. Dit is de datum waarop het abonnement begint. Je mag ook een datum in het verleden kiezen. Het systeem rekent vanaf deze datum.
Betekenis andere data:
- Gefactureerd tot: dit is de datum tot wanneer het abonnement gefactureerd is. Bij invoer van een nieuw abonnement is deze dus nog leeg.
- Vervalt op: dit is de datum waarop het abonnement wordt verlengd met een nieuwe periode. Het systeem vult dit veld automatisch bij aanmaak van het abonnement.
Wat betekenen de andere datums?
| Datum | Betekenis |
|---|---|
| Gefactureerd tot | Tot deze datum is er al een factuur gemaakt. Bij een nieuw abonnement is dit veld leeg. |
| Vervalt op | Op deze datum wordt het abonnement verlengd. Het systeem vult dit automatisch in. |
Meer weten over deze datums? Lees het artikel 'Wat betekenen de datums op een abonnement?'
Herkomst en actie
Met deze velden leg je vast hoe dit abonnement is binnengekomen. Dit helpt je later om te analyseren welke kanalen en campagnes het beste werken.
Herkomst
Een vrij tekstveld waarin je kunt aangeven hoe iemand abonnee is geworden. Bijvoorbeeld: 'Via website', 'Telefonisch', 'Beurs Utrecht 2026' of 'Doorverwijzing door collega'.
Actie
Koppel het abonnement aan een actie uit Engagement. Een actie is een concrete handeling binnen een campagne, zoals het versturen van een nieuwsbrief, een advertentie of een stand op een beurs. Klik op 'Selecteren/wijzigen...' om een actie te kiezen.
Voorbeeld: Iemand wordt lid op een beurs. Je vult bij Herkomst 'Gesprek met vrijwilliger bij de stand op Beurs Utrecht' in en koppelt de actie 'Stand Beurs Utrecht 2026' (die hoort bij de campagne 'Ledenwerfcampagne voorjaar 2026'). Door te filteren krijg je een totaaloverzicht hoeveel abonnees deze actie heeft opgeleverd.
Tip: Op het veld Herkomst kun je niet filteren, omdat iedereen daar iets anders invult. Op Actie kun je wél filteren. Wil je later makkelijk alle abonnees terugvinden die via een bepaalde campagne zijn binnengekomen? Gebruik dan altijd een Actie. Meer weten over campagnes en acties? Lees het artikel 'Campagnes opzetten en impact meten met Engagement'.
Financiële instellingen
Kostenplaats
Standaard gebruikt het systeem de kostenplaats die is ingesteld bij het abonnementstype. Wil je voor dit specifieke abonnement een andere kostenplaats gebruiken? Dan kun je dat hier aanpassen.
Automatische incasso
Betaalt de abonnee via automatische incasso? Dan koppel je een incasso-afspraak:
- Klik achter Automatische incasso afspraak op 'Selecteren/wijzigen'.
- Kies een bestaande incasso-afspraak of maak een nieuwe aan.
Wil je weten hoe het incassoproces werkt? Lees het artikel Het incassoproces (how-to).
Referentie voor factuur
Heeft de abonnee een inkoopordernummer (PO-nummer) of andere referentie die op de factuur moet staan? Vul dit in bij 'Referentie voor factuur'. Dit is vooral handig bij bedrijfslidmaatschappen.
Notities
In het veld 'Notities' kun je aanvullende opmerkingen plaatsen over dit abonnement. Bijvoorbeeld bijzondere afspraken of aandachtspunten.
Abonnement toevoegen via Memberships
Je kunt ook een abonnement toevoegen via Memberships. Dit is handig als je niet al op de relatiekaart bent of meerdere abonnementen na elkaar wil toevoegen.
- Ga naar Memberships > Abonnementen.
- Klik op 'Abonnement toevoegen'.
- Selecteer eerst de contractant: de persoon of organisatie voor wie het abonnement is.
- Volg daarna dezelfde stappen als hierboven.
Nadat je het abonnement hebt toegevoegd, kun je de nieuwe abonnementen factureren.