Korte samenvatting:
Ga naar Meetings & Events en klik op 'Nieuwe bijeenkomst'. Kies voor een blanco bijeenkomst of gebruik een bestaande template. Vul de basisgegevens in en klik op 'Opslaan'. Je bijeenkomst wordt opgeslagen als concept.
Organiseer je een congres, ledenvergadering of ander evenement? Dan maak je daarvoor een bijeenkomst aan in Meetings & Events van Procurios. Zo kun je aanmeldingen beheren, deelnemers uitnodigen en communicatie versturen: alles op één plek.
- Bijeenkomst: algemene aanduiding voor activiteiten, congressen, vakbeurzen en andere evenementen waarvoor de bijeenkomsten-module wordt ingezet
- Bezoeker: een persoon of organisatie die is uitgenodigd, zichzelf heeft aangemeld/afgemeld voor een bijeenkomst en die (achteraf) aanwezig dan wel afwezig heeft kunnen zijn
- Aanmelding: de actie van een persoon of organisatie waarbij deze zich inschrijft voor een bijeenkomst
- Deelnemer: een persoon of organisatie die zich voor een bijeenkomst heeft aangemeld - deelnemers kunnen middels de deelnemerslijst zichtbaar worden gemaakt voor andere (kandidaat)deelnemers
- Programma: de verzameling van programma-onderdelen die in een bijeenkomst zijn gedefinieerd
- Kaart: een verwijzing naar een of meerdere programma-onderdelen van de bijeenkomst waarvoor iemand zich kan aanmelden
Een bijeenkomst aanmaken
Ga naar Meetings & Events via het hoofdmenu. Klik in de sectie 'Bijeenkomsten' op 'Nieuwe bijeenkomst'.
Je kiest vervolgens hoe je de bijeenkomst wilt aanmaken:
- Op basis van een template: handig als je bijeenkomst regelmatig terugkomt.
- Blanco bijeenkomst: je vult alle instellingen zelf in.
Je maakt een template op basis van een bestaande bijeenkomst door op 'Template maken' te klikken in het menu van die bijeenkomst. Of ga naar Meetings & Events > Instellingen > Templates en klik op 'Kopieer template'.
Nieuwe bijeenkomst: Blanco bijeenkomst
Als je klikt op 'blanco bijeenkomst' verschijnt er een nieuw scherm waarop je de instellingen van je bijeenkomst kunt vastleggen. Deze instellingen worden hieronder kort toegelicht:
- Titel: de naam van de bijeenkomst. Deze verschijnt op de website.
- Van: datum en tijd waarop de bijeenkomst begint.
- Tot: datum en tijd waarop de bijeenkomst eindigt.
- Labels: kies optioneel een label voor je bijeenkomst.
- Aanwezigheid: is het een offline of online bijeenkomst?
- Voertaal: de taal voor standaardberichten.
- Beschikbare talen: welke talen gebruik je voor de bijeenkomst?
- Contactpersoon: aan deze persoon worden contactmomenten gekoppeld.
- Doelgroep: kies de selectie, relatielijst en/of losse relaties die je wilt uitnodigen.
Klik op 'Opslaan'. Je bijeenkomst wordt aangemaakt als concept. Deelnemers ontvangen nog geen uitnodiging en je kunt alle instellingen nog wijzigen.
Bijeenkomst verder instellen
Na het opslaan kom je in een scherm met verschillende tabbladen. Hieronder een kort overzicht.
Instellingen
- Bijeenkomst basis: pas de titel, samenvatting en datum aan. Stel ook in vanaf wanneer de bijeenkomst zichtbaar is op je website. Klik je op 'Publiceer nu'? Dan wordt dit veld automatisch ingevuld. Je kunt het ook handmatig invullen. Kies je voor een offline of hybride bijeenkomst? Dan kun je hier ook check-in inschakelen.
- Weergave: pas de detailpagina aan, zoals de coverfoto en het deelnemersoverzicht.
- Social media: stel in hoe bezoekers de bijeenkomst kunnen delen.
- Materiaal: voeg extra materiaal toe, zoals video's of vergaderstukken.
- Evaluatie: koppel een evaluatieset aan de bijeenkomst. Maak evaluatiesets aan via 'Evaluatiesets' in het linker menu.
- Teksten aanpassen: pas de teksten op de aanmeldpagina aan. Lees meer in het artikel 'Communicatie bij aanmelding bijeenkomsten'.
Programma
Voeg hier de programma-onderdelen van je bijeenkomst toe. Lees meer in het artikel 'Programma aanmaken voor een bijeenkomst'.
E-mails
Stel hier e-mails in op basis van een gebeurtenis of een specifiek moment. Lees meer in het artikel 'Communicatie bij aanmelding bijeenkomsten'.
Tickets & Aanmelden
Hier vind je alle instellingen voor het aanmeldproces.
- Aanmeldformulier: kies je registratieformulieren en voeg eventueel extra velden toe, zoals dieetwensen. Lees meer over de verschillende aanmeldopties in het artikel 'Aanmeldmogelijkheden in Meetings & Events'.
- Wijzigingsopties: stel in welke wijzigingen een deelnemer mag doen vr de bijeenkomst. Mag de deelnemer annuleren?
- Betaalopties: stel in of de bijeenkomst gratis is, direct betaald wordt of achteraf via factuur. Lees meer in het artikel 'Financiën bij een bijeenkomst'.
- Tickets: voeg de soorten tickets toe, met beschikbaar aantal en prijs. Lees meer in het artikel 'Hoe maak ik tickets aan voor een bijeenkomst?'.
- Reservelijst: stel in of de reservelijst beschikbaar is en wat er gebeurt als een plek vrijkomt. Lees meer in het artikel 'Hoe gebruik ik een reservelijst bij mijn bijeenkomst?'.
Deelnemers
Hier zie je een overzicht van iedereen die is uitgenodigd, zichzelf heeft aangemeld of is aangemeld door een ander. Vanuit dit tabblad nodig je nieuwe bezoekers uit, voeg je handmatig aanmeldingen toe en beheer je deelnemers. Lees meer in de artikelen 'Doelgroep samenstellen en reacties op uitnodiging bijhouden' en 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'.
Aanmeldingen
Hier zie je alleen de relaties die zich daadwerkelijk hebben aangemeld. Dat verschilt van het deelnemersoverzicht, waar iedereen staat die is uitgenodigd.
Een aanmelding kan meerdere deelnemers bevatten als je registratie voor groepen hebt ingesteld. Klik op een aanmelding om alle deelnemers te zien en eventueel aan te passen. Wil je een relatie handmatig aanmelden? Lees meer in het artikel 'Hoe meld ik een relatie handmatig aan voor een bijeenkomst?'.
Check-in
Dit tabblad verschijnt alleen als je check-in hebt ingeschakeld bij de bijeenkomst. Hier voeg je relaties toe die op de dag zelf tickets mogen scannen, zoals vrijwilligers. Ook plan je hier het check-in moment. Lees meer in de artikelen 'Check-in instellen voor een bijeenkomst' en 'Check-in organiseren op de dag van de bijeenkomst'.
Financieel
Onder 'Kosten & Opbrengsten' zie je een overzicht van de inkomsten. Afhankelijk van de gekozen betaalopties zie je hier ook een overzicht van factuuropdrachten. Lees meer in het artikel 'Financiën bij een bijeenkomst'.