Korte samenvatting:
Open de bijeenkomst en ga naar Tickets & Aanmelden. Klik op 'Tickets' en daarna op 'Nieuwe ticketsoort'. Vul de titel, prijs en beschikbaarheid in en sla het ticket op.
Met ticketsoorten maak je onderscheid tussen deelnemers aan een bijeenkomst. Dat is handig in verschillende situaties:
- Je hanteert verschillende tarieven, zoals een ledentarief en een niet-ledentarief.
- Je wilt bepaalde tickets alleen zichtbaar maken voor een specifieke groep.
- Je wilt per groep een andere tekst sturen in de bevestigingsmail, bijvoorbeeld voor vrijwilligers versus gewone deelnemers.
Gratis bijeenkomst zonder onderscheid in deelnemers? Dan heb je geen tickets nodig. Deelnemers melden zich aan en ontvangen allemaal dezelfde bevestiging.
Verschillende soorten tickets
Je kunt meerdere ticketsoorten aanbieden voor dezelfde bijeenkomst. Voorbeelden:
- een early bird-ticket (goedkoper dan een regulier ticket)
- een gratis ticket voor vrijwilligers
- een regulier ticket
Het ticketoverzicht
In het ticketoverzicht zie je per ticketsoort de beschikbaarheid, of er een doelgroepbeperking geldt en hoeveel tickets er zijn ingesteld.
Gebruik het zoekveld boven de lijst om snel een ticketsoort te vinden. Dat is handig als je veel tickets hebt.
Let op: Hebben al je tickets een beperking? Dan zie je bovenaan een melding. Niet-ingelogde bezoekers kunnen dan mogelijk geen tickets zien en zich niet aanmelden. Voeg een publiek toegankelijk ticket toe als dat mogelijk is.
Een nieuwe ticketsoort aanmaken
Open de bijeenkomst waarvoor je tickets wilt aanmaken.
- Ga naar Tickets & Aanmelden.
- Klik op 'Tickets'.
- Klik op 'Nieuwe ticketsoort'.
Tip: Heb je al een ticket met vergelijkbare instellingen? Klik op het kopieer-icoon naast een bestaand ticket. Je hoeft dan alleen de afwijkende gegevens aan te passen.
Ticketinstellingen
- Voer bij Titel de naam in van het ticket. Bezoekers zien deze naam op de website.
- Kies bij Beschikbaarheid één van de drie opties:
- 'Niet publiek': het ticket is niet zichtbaar op de website. Gebruik dit alleen voor handmatige aanmeldingen door een beheerder.
- 'Op de website': het ticket is zichtbaar voor iedereen.
- 'Met ticketcode': bezoekers hebben een code nodig om het ticket te zien. Zie de sectie 'Ticket met ticketcode aanmaken' hieronder.
- Wil je het ticket beschikbaar stellen vanaf of tot een bepaalde datum? Vul bij Beschikbaar vanaf en Beschikbaar tot een datum én tijdstip in. Handig voor bijvoorbeeld een early bird-tarief: stel bij Beschikbaar tot de sluitingsdatum in. Na die datum verdwijnt het ticket automatisch.
- Wil je een maximum instellen voor dit tickettype? Vul dat in bij Aantal tickets. Heb je bijvoorbeeld maar 40 VIP-tickets beschikbaar, dan vul je hier 40 in. Is dit aantal bereikt, dan is het ticket niet meer te kiezen.
Let op: Heb je ook een maximumaantal bezoekers ingesteld voor de hele bijeenkomst? Dan kunnen tickets al eerder niet meer beschikbaar zijn als dat totaal bereikt is, ook al zijn er van dit tickettype nog plekken over.
- Voeg eventueel een korte Omschrijving toe. Bezoekers zien deze tekst bij de ticketkeuze op de website.
- Heb je een programma met keuzemogelijkheden toegevoegd aan de bijeenkomst? Dan kun je bij Programma onderdelen instellen welke onderdelen beschikbaar zijn voor dit ticket. Zo voorkom je dat bezoekers onderdelen te zien krijgen die niet bij hun ticket horen. Organiseer je bijvoorbeeld een tweedaags event met workshops op beide dagen, en verkoop je aparte tickets voor dag 1 en dag 2? Vink dan per ticket alleen de workshops van die dag aan. Bezoekers zien bij hun aanmelding alleen de keuzes die voor hen van toepassing zijn. Meer over het instellen van een programma lees je in het artikel: 'Programma aanmaken voor een bijeenkomst'.
- Stel in de sectie Facturatie de prijs en het product in:
- Prijs: het bedrag dat op de factuur komt voor dit ticket.
- Product: het financiële product waaraan dit ticket is gekoppeld. Aan een product is een grootboekrekening verbonden, zodat de omzet op de juiste plek in de boekhouding terechtkomt.
- Tekst van de factuurregel: de omschrijving die op de factuur verschijnt. Je kunt hierin veldcodes gebruiken, zoals de naam van de bijeenkomst, de datum of de naam van de deelnemer.
Wil je de ticketprijs verdelen over meerdere factuurregels, bijvoorbeeld omdat entree en lunch op verschillende grootboekrekeningen moeten worden geboekt? Lees dan het artikel: 'Ticketprijzen verdelen over meerdere factuurregels'.
- Wil je dit ticket beperken tot een bepaalde groep? Gebruik dan de sectie Tickets beschikbaar voor. Je hebt drie opties:
- Relatielijst: koppel aan een of meerdere relatielijst(en) uit het CRM. Dit is de meest gebruikte optie.
- Selectie: koppel aan een CRM-selectie.
- Relatie: koppel aan één of enkele individuele relatie(s).
- Wil je per ticketsoort een andere tekst sturen in de bevestigingsmail? Vul die tekst in bij Tekst voor e-mails. Gebruik hiervoor de veldcode 'Ticket tekst' in je e-mailtemplate. Meer hierover lees je in het artikel: 'Communicatie bij aanmelding bijeenkomsten'.
Klik op 'Opslaan' om het ticket aan te maken.
Verwerk je betalingen buiten Procurios? Bijvoorbeeld omdat deelnemers op locatie betalen of een factuur krijgen vanuit een extern boekhoudprogramma? Dan staat er geen sectie Facturatie in het formulier, maar wel een los veld Prijs bovenaan. Vul daar het bedrag in. Laat het veld leeg voor een gratis ticket.
Ticket met ticketcode aanmaken
Wil je een ticket alleen beschikbaar stellen voor een selecte groep? Gebruik dan een ticketcode. Bezoekers voeren de code in bij de aanmelding en krijgen zo toegang tot dat ticket. De code is niet persoonlijk: je kunt hem delen via e-mail of een nieuwsbrief.
Dit is handig voor bijvoorbeeld een gereduceerd tarief voor vrijwilligers, een vroegboekprijs voor vaste relaties, of een gratis ticket voor sprekers.
Volg de stappen onder 'Een nieuwe ticketsoort aanmaken' en 'Ticketinstellingen' hierboven. Kies bij stap 2 (Beschikbaarheid) voor 'Met ticketcode'. Er verschijnt dan een veld Ticketcode: vul hier een zelfgekozen code in.
Gebruik van de code beperken
Wil je voorkomen dat de code te lang of te vaak gebruikt wordt? Stel dan een einddatum in bij Beschikbaar tot, of beperk het aantal via Aantal beschikbare tickets. Is de datum verstreken of het maximum bereikt? Dan werkt de code niet meer.
Je kunt meerdere tickets met elk een eigen code aanmaken. Elk ticket kan een andere prijs hebben.