Helpcenter

Een collega toegang geven tot het platform

Aangepast

Dit artikel is onderdeel van de User Academy. 

  • Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag deze aan als je deze nog niet hebt.
  • Doelgroep training: Superuser 

Opdracht

In een andere opdracht heb je geleerd hoe je iemand toevoegt als relatie. Met deze opdracht leer je om van een toegevoegde relatie in je CRM een backend-gebruiker te maken en hem rollen toe te kennen. 

De organisatie User Academy krijgt een nieuwe medewerker: Henny Heteren.

Henny zal de website gaan beheren en ook werkzaamheden rondom relatiebeheer uitvoeren. Daarvoor heeft ze de juiste toegang nodig in het Procurios Platform.

De opdracht:

- Maak Henny een backend-gebruiker, zodat ze kan inloggen.
- En geef haar de gebruikersrollen Relation Manager en Website Content Manager, zodat ze toegang heeft tot CRM relaties en het CMS.

Wat is een backend gebruiker?
De gegevens op het Procurios platform worden beheerd door personen die in mogen loggen op de backend ('achterkant') van het Procurios platform. Iemand die in mag loggen op het Platform noemen we een backend-gebruiker.

Als een nieuwe werknemer bij je komt werken, heeft deze waarschijnlijk ook toegang nodig tot het platform om zijn werk goed te kunnen doen. Zo moet deze werknemer misschien adresgegevens of informatie over voorkeuren aanpassen, lidmaatschappen of donaties aanmaken of het facturen versturen.  Om deze werkzaamheden uit te voeren, moet deze nieuwe werknemer ook backend-gebruiker worden.

Wat is een rol?

Niet iedere backend-gebruiker zal dezelfde toegangsrechten nodig hebben. Dat is afhankelijk van zijn functie of zijn werkovereenkomst. 

Binnen het Procurios platform zijn daarom zogenaamde standaard rollen benoemd. Een rol is een verzameling van geselecteerde toegangsrechten. Een backend-gebruiker kan één of meer rollen toegekend krijgen. Daarmee krijgt deze gebruiker dus de toegangsrechten die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn functie. Zo krijgt de Finance Manager toegang tot het Product Finance en de Mailings Manager toegang tot het product Mailings. De Superuser is een bijzondere rol, want die heeft toegang tot alle producten in het platform.

Lees meer over Wat zijn de toegangsrechten van backend-gebruikersrollen?

Videotraining

Bekijk de video om te zien hoe de opdracht wordt uitgevoerd.

Uitvoering

Log in op je trainingsomgeving

  • Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
  • Log in met je accountgegevens.

Zoek relatie 'Henny Heteren'

  1. Ga naar CRM
  2. Open module Relaties
  3. Open Alle relaties onder de Weergave Backend Gebruikers
  4. Type 'Heteren' in de zoekbalk
  5. Bevestig zoekopdracht / Toets [Return]
  6. Open de relatiekaart van Henny Heteren door op de naam te klikken

Maak Henny Heteren gebruiker

  1. Open het Actie-menu met het tandwiel-icoon
  2. Kies Maak gebruiker.
  1. Selecteer Backend bij Site
  2. Kies Nederlands bij Fallback taal
  3. Klik op Mail Heteren (Henny)

Henny Heteren zal nu een e-mail ontvangen met een activatielink. Nadat de activatie voltooid is, kan Henny Heteren inloggen op het platform.
Je hoeft nu niet op de link te klikken, omdat de gebruiker voor deze training niet geactiveerd hoeft te worden.

Wil je het account van Henny Heteren toch activeren, maar heb je de e-mail niet ontvangen? Dan kun je de mail ook vinden in het Uitgaande Mail Logboek. Platform > Email > Dashboard > E-mail > Uitgaande Mail Logboek

Selecteer rollen voor de gebruiker

Vervolgens is het belangrijk om Henny de juist rollen te geven.

  • Klik in de Relatiekaart van Henny op Wijzigen
  1. Selecteer de gebruikersrollen Relation Manager en Website Content Manager.
  2. Sla de wijzigingen op.

Het resultaat

Controleer de toegekende rollen

  • Open in de Weergave Backendgebruiker de Relatielijst Gebruikers met rollen

Je ziet nu dat achter Henny Heteren de rollen Relations Manager en Website Content Manager zijn vastgelegd.
Henny heeft nu voldoende toegangsrechten om relaties te beheren (toevoegen en wijzigen) en het CMS te beheren.

Dat was het dan. Goed gedaan!

Met deze training heb je geleerd hoe je een backend-gebruiker maakt en hoe je deze toegangsrechten geeft d.m.v. Rollen. Hiermee kun je zorgen dat elke medewerker zijn functie goed kan uitvoeren.

Vorige Artikel Een nieuwe persoon toevoegen aan het CRM
Volgende Artikel Relaties aan elkaar koppelen door middel van functies
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op