Je relaties kunnen verschillende soorten e-mailadressen hebben, bijvoorbeeld een e-mailadres waarop ze de nieuwsbrief ontvangen, een e-mailadres waarop ze facturen ontvangen en een e-mailadres dat ze zakelijk gebruiken.
In het Procurios Platform kun je deze verschillende emailadressen vastleggen met behulp van verschillende e-mailadrestypen. Deze typen geven informatie over het soort e-mailadres dat wordt opgeslagen. In dit artikel lees je hoe e-mailtypes werken en hoe je ze kunt aanpassen.
E-mailadressen en voorkeur voor e-mailadrestype invoeren bij een relatie in het CRM
Op de relatiekaart in het CRM plaats je de diverse e-mailadressen bij de verschillende typen. Het is daarbij ook mogelijk om:
- Door middel van een sterretje aan te geven wat het primaire e-mailadres is
- Aan te geven dat één van de andere e-mailadressen gebruikt moet worden voor bijvoorbeeld Facturatie
Wat kun je met e-mailadrestypen?
Op verschillende plekken in het Procurios Platform kun je vervolgens bepalen welk e-mailadrestype gebruikt moet worden voor de communicatie:
Bij de instellingen voor facturatie kun kiezen welk e-mailadrestype als eerste gebruikt dient te worden als er een factuur per mail verstuurd wordt. Logischerwijs zal dat het Factuur e-mailadres zijn. Is dit niet ingevuld? Dan wordt het eerstvolgende alternatieve e-mailadrestype gebruikt. Je kunt bepaalde e-mailadrestypen ook uitsluiten voor het ontvangen van facturen.
Ook bij het schrijven van een mailing kun je kiezen naar welk e-mailadrestype deze gestuurd wordt. Standaard is dit het primaire adres, maar je kunt er voor kiezen om de mailing ook naar andere e-mailadrestypen te versturen. Bijvoorbeeld als je wilt dat ook de ouders/verzorgers van een relatie (kind) de e-mail ontvangen.
E-mailadrestypen wijzigen of toevoegen
Standaard staan er drie e-mailadrestypen ingericht. Heb je meer e-mailtypes nodig of wil je de naam van deze types aanpassen? De SuperUser kan dit doen door te gaan naar CRM > Instellingen > Typen en te kiezen voor het tabblad 'E-mailadrestypen'.
Klik op 'Voeg nieuw type toe' of klik op het icoontje van het potlood om een bestaand type te bewerken.
Je kunt hier ook de sorteervolgorde van de e-mailadrestypes aanpassen.
Het is aan te raden om niet zomaar e-mailadrestypen te wijzigen of toe te voegen als je het Procurios Platform al in gebruik hebt. Overleg met een consultant van Procurios voor advies.
Beperken welke e-mailadrestypen gebruikt worden om in te loggen
Wanneer gebruikers in jouw platform inloggen op basis van een e-mailadres, is het niet mogelijk om bij meerdere gebruikers in het CRM hetzelfde e-mailadres op de relatiekaart te plaatsen. Dat leidt soms tot onhandige situaties, bijvoorbeeld wanneer meerdere gebruikers een e-mailadres voor facturatie delen. Of wanneer ouders ook informatie moeten ontvangen over hun kinderen, maar de toegang tot de online community slechts voor de kinderen bedoeld is.
Daarom kun je bij een e-mailadrestype aangeven of het juist wel of juist niet gebruikt kan worden om mee in te loggen. Dit doe je ook weer bij CRM > Instellingen > Typen en het tabblad 'Emailadrestypen'.
- Je klikt op het potloodje achter het type e-mailadres dat je wilt uitsluiten van de inlogmogelijkheid.
- Je krijgt daarna een pop-up te zien en selecteert de optie: 'Gebruikers kunnen niet inloggen met dit e-mailadrestype'
- Vervolgens klik je op 'Opslaan'
Vanaf nu mogen meerdere gebruikers (en relaties) dit type e-mailadres gebruiken, maar wordt dat type niet gebruikt bij het inloggen of voor een 'Wachtwoord vergeten'-bericht.
Sommige klanten van Procurios gebruiken niet het e-mailadres, maar gebruikersnamen om in te loggen op het platform. In dat geval heb je bovenstaande optie niet nodig en vind je deze ook niet terug bij de e-mailadrestypen.