In dit artikel lees je hoe je met behulp van het Profiel & Registratie interacties mogelijk maakt tussen de frontend van je website en het CRM.
Als een Relatie gegevens achterlaat op je website, kun je via een registratie- of profielformulier zorgen dat deze gegevens in het CRM terecht komen. Profiel en Registratie zorgt ervoor dat de frontend van je website (dus wat bezoekers van je website zien) gekoppeld wordt aan het CRM. Zo kun je bijvoorbeeld bezoekers zich online laten registreren voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Of je laat bestaande relaties hun eigen profiel beheren. Ook voor Donaties kun je een registratieformulier gebruiken*.
* Voor het inrichten van een donatieformulier heb je niet voldoende aan dit artikel alleen. Begin je inrichtingsproces bij Online donatieformulier maken.
Het verschil tussen een registratie- en een profielformulier
Er zijn twee soorten formulieren:
- Registratie
- Profiel
Een registratie-formulier is een formulier waarmee een relatie zich registreert via de frontend van je website. Deze registratie resulteert vervolgens in een relatie in CRM.
Een profiel-formulier is een formulier waarmee een relatie zijn CRM-profiel beheert via de frontend van je website.
Voor beide formulieren heb je de mogelijkheid om een goedkeuringsproces in te schakelen. Hierdoor zorg je er voor dat een beheerder eerst goedkeuring moet geven over de ingevoerde gegevens voordat deze actief worden in CRM.
Om dubbele relaties in je CRM tegen te gaan, kun je bij het registratieformulier automatisch laten ontdubbelen aan de hand van samenvoegregels.
Een voorbeeld: Marina wil zich graag inschrijven voor de nieuwsbrief van organisatie A. Organisatie A heeft een abonnement op het Procurios platform en heeft een registratieformulier op de website staan dat Marina invult. Marina komt hierdoor in het CRM terecht en krijgt vervolgens de nieuwsbrief toegestuurd.
Na een paar maanden merkt ze dat ze de nieuwsbrief toch niet meer zo interessant vindt. Ze klikt onderaan de mail op 'Uitschrijven' en komt dan op een profielformulier terecht waar ze haar voorkeuren kan beheren. Ze vinkt 'nieuwsbrief ontvangen' uit en slaat haar voorkeuren op. Haar profiel in het CRM wordt aangepast en ze ontvangt geen nieuwsbrief meer.
Wanneer een Relatie een profiel- of registratieformulier invult op je website, dan zijn er een aantal zaken nodig om dit proces mogelijk te maken. Hieronder leggen we dit verder uit:
Stap 1. Formulier aanmaken
Ga naar CRM > Profiel & registratie en maak een keuze voor een Profielformulier (1) of Registratieformulier (2) en klik vervolgens op 'Profiel-' of 'Registratieformulier toevoegen'.
Je ziet 3 tabs:
- Instellingen
- Formuliervelden
- Berichten en opties
Wijzigingen in Instellingen en in Berichten en opties moet je Opslaan voordat je naar een ander tab navigeert. Wijzigingen binnen Formuliervelden worden automatisch opgeslagen.
Voer de nodige gegevens in elk tabblad in. Verplichte velden zijn aangegeven met een rood sterretje. De overige velden zijn optioneel. Hieronder zullen we de 3 tabs nog kort toelichten.
Instellingen
Onder de tab Instellingen kun je een titel instellen. Geef een duidelijke titel, zodat je op een later moment ook nog weet voor welk doel je het formulier gemaakt hebt.
Onder Instellingen kun je o.a. ook kiezen voor welk relatietype het formulier zichtbaar is en of je e-mailnotificaties wilt ontvangen voor iedere profielwijziging.
Formuliervelden wijzigen
Onder het tabblad Formuliervelden voeg je de velden toe die de relatie moet of kan invullen. Dit doe je door deze gewenste velden van de rechterzijde naar je formulier aan de linkerzijde te slepen.
Merk op dat je bij Profiel & registratie formulieren enkel velden kunt gebruiken die beschikbaar zijn binnen CRM. De reden hiervoor is dat de data die wordt ingevuld in het formulier moet kunnen weggeschreven worden naar een relatie in CRM.
Een formulier kun je indelen door middel van:
- Pagina's
- Secties
- Rijen: plaats (maximaal 2) velden naast elkaar.
- Veldgroepen: Combineer meerdere velden onder één groepnaam
Onder het kopje 'Toevoegen' kun je deze toevoegen, om zo structuur te geven aan je formulier.
Zodra je klaar bent met toevoegen van velden, is het formulier klaar voor gebruik. Opslaan gaat automatisch.
Wil je de naam van een veld aanpassen? Dat kan door op het potloodje rechts van het veld te klikken.
Is een veld niet zichtbaar in het formulier? Zorg dan dat bij Veldgedrag in de Veldeigenschappen de optie 'beheerformulier' wordt geselecteerd. Lees meer over Vrije velden en relatieformulier beheren.
Standaard veldwaarden invullen? Lees hierover in Metadata of verborgen velden instellen bij een formulier.
Berichten en opties
Communicatie rondom een registratie of een profiel-update is erg belangrijk om te zorgen dat de eindgebruiker begrijpt wat er gebeurt en wat er van hem verwacht wordt. De communicatie van deze processen leg je vast onder het tabblad 'Berichten en opties'.
Je kunt hier instellen welke tekst de eindgebruiken in zijn browser ziet en de teksten van e-mailberichten die er worden verstuurd.
Als je registratieformulier dienst doet als donatieformulier zijn berichten optioneel. Je geeft in het CMS-artikel aan of hiervan gebruik wordt gemaakt.
Lees hierover in Donatieformulier in artikel CMS plaatsen
Het proces van een Profielformulier wijkt af van het proces van een Registratieformulier. De berichten en opties die je onder deze tab ziet wijken daarom van elkaar af.
Actie op de website na formulier versturen
Bij actieteksten heb je twee mogelijkheden om een tekst te tonen:
- Toon het bericht "Uw profiel is aangepast''. Dit geeft een simpele melding bovenaan de webpagina met de tekst ''Uw profiel is aangepast'' nadat het formulier is verstuurd.
- 'Toon tekst'. Hiermee kun je direct de gewenste tekst ingeven. De layoutmogelijkheden zijn hier beperkt.
- Wil je meer layoutmogelijkheden, dan kies je voor de optie 'Stuur naar gebruiker naar een andere pagina'. Met deze optie verwijs je naar een (verborgen) pagina in het CMS. Plaats vervolgens de alias van de CMS-pagina in het veld Pagina-URL. Lees hier hoe je een verborgen pagina kunt aanmaken.
Verificatie
Verificatiemail bij nieuwe registraties
Nadat een persoon het registratieformulier invult, moet hij zijn e-mailadres verifiëren. Dat gebeurt doordat er een mail wordt verstuurd naar het opgegeven e-mailadres. In die mail staat een verificatielink die de registrant aan moeten klikken. Pas daarna wordt de relatie toegevoegd. aan het CRM.
De verificatielink voeg je toe in de tekst met de veldcode 'Activatielink'.
Deze link is beperkt houdbaar. D.m.v. de 'Verificatieperiode' geef je aan hoe lang die houdbaarheid is. Na het verlopen van die periode wordt de registratie verwijderd en kan de registrant zijn registratie niet meer bevestigen.
Actie op de website na verificatie
Nadat de registrant op de verificatielink klikt wordt er een bevestigingstekst getoond. Hiervoor zijn verschillende opties:
- Je kunt een 'eenvoudige' tekst tonen d.m.v. 'tekst tonen'
- Je kunt een tekst op een CMS-pagina tonen. Je hebt dan meer visuele en functionele mogelijkheden.
- Je kunt een tekst op een externe pagina tonen d.m.v. 'doorsturen naar url'
(alleen registratieformulier)
Goedkeuren: Je kunt hier aangeven of je wilt dat wijzigingen automatisch goedgekeurd worden, of dat dit handmatig gebeurd. Als je voor handmatig kiest, verschijnen er extra opties voor een tekst op de website, een afwijzingsmail en een bevestiginsmail. Lees meer over Registraties of profielwijzigingen goedkeuren.
Bevestigingsmail: Hier kun je kiezen of er een bevestigingsmail wordt gestuurd. Als je dit selecteert, kun je ook de bevestigingsmail aanpassen.
Contactmoment: kies of je een contactmoment wilt registreren
E-mailinstellingen: kies het juiste e-mailsjabloon
Zowel actieteksten als e-mailberichten kun je personaliseren. Hiervoor gebruik je Veldcodes. Met Veldcodes kun je persoonlijke gegevens van de relaties, zoals een naam, toevoegen in de mailtekst.
Ook bij profielformulieren kun je een verificatiemail instellen. Lees hier meer over in dit artikel.
Stap 2. Formulier online publiceren
Via CMS publiceer je het formulier op een webpagina. Je kunt hiervoor een nieuwe pagina maken of een bestaande pagina gebruiken.
Aan deze pagina voeg je een nieuw artikel toe. Kies hierbij het artikeltype (snippet) 'Registratieformulier' of 'Profielformulier'. Voor een Donatieformulier lees je verder bij Donatieformulier in artikel CMS plaatsen.
Lees meer over Getting Started met Websitebeheer (CMS)