In dit artikel lees je hoe je banktransacties die je hebt geïmporteerd in je Procurios Platform handmatig kunt verwerken.
Waarom is het belangrijk om transacties te verwerken?
Het doel van het importeren van banktransacties in Procurios is om de banktransacties te verrijken met informatie over grootboekrekeningen. Dit zorgt ervoor dat de banktransacties makkelijker in je boekhouding verwerkt kunnen worden.
Als je banktransacties importeert in het Procurios Platform, zullen deze transacties gematched worden aan bekende facturen of toezeggingen binnen Procurios. Als een matching lukt, wordt de betaling aan een factuur of toezegging gekoppeld en wordt de betaling op 'verwerkt' gezet. Er zijn ook transacties die niet automatisch verwerkt kunnen worden. Deze transacties zul je handmatig moeten verwerken.
Lees meer over Van banktransactie naar boekhouding.
Hoe worden uitgaves of andere transacties zonder koppeling aan Procurios verwerkt?
In het banktransactiebestand kunnen ook transacties zitten die los staan van entiteiten in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven). Deze worden behouden in hun oorspronkelijke staat. Markeer ze voor je eigen overzicht als verwerkt, zodat je weet dat je deze transacties hebt bekeken. Er wordt niets aan de transacties verrijkt, want deze gegevens zijn niet bekend binnen het Procurios Platform. Deze transacties kun je verder in je boekhoudprogramma verwerken.
Waar mogelijk worden deze (debet) transacties (zoals storno's) samengevoegd bij het downloaden. Storneringen worden daardoor op dezelfde manier als (inkomende) betalingen samengevoegd.
Handmatig transacties verwerken
- Ga naar Finance > Banks transacties en selecteer het transactiebestand waarvoor je transacties wil verwerken.
- Je ziet nu een overzichtsscherm met de transacties uit dit bestand. Een deel van de transacties heeft Procurios al herkend en automatisch verwerkt. Je kunt het overzicht filteren op niet verwerkte transacties. Klik hiervoor op het icoontje boven de kolom 'Verwerkt'.
- Op het overzichtsscherm klik je op het tandwiel (⚙) of op de transactie zelf om deze te verwerken.
- Naargelang de modules die beschikbaar zijn in je implementatie, heb je bij onderstaand voorbeeld meer of minder mogelijkheden
- Koppel de transactie aan de juiste entiteit (donatie, factuur, abonnement, ...). Naargelang de kwaliteit van de data in je implementatie en de beschikbare informatie in de transactie zullen er meer of minder velden vooraf ingevuld zijn. Koppel de transactie nooit aan meer dan één entiteit, zoals aan een factuur én als donatie.
- Transacties die los staan van entiteiten in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven) worden behouden in hun oorspronkelijke staat. Selecteer enkel 'Markeer transactie als verwerkt' en klik vervolgens 'Verwerk (en ga naar de volgende)'. Het verwerken van deze transacties is puur voor je eigen overzicht: zodat je weet dat je deze transactie hebt bekeken.
Heb je te veel geld ontvangen en wil je het overige deel als donatie verwerken? Dan kun je de transactie splitsen. Dit doe je voordat je de transactie koppelt.
- Klik op 'Verwerk' om terug te gaan naar het overzicht of op 'Verwerk en ga naar volgende' om de volgende transactie te verwerken.
Nadat je transacties zijn verwerkt, kun je het verdichte bestand opnieuw downloaden en verwerken in je boekhouding. Klik op de knop 'Downloaden' om het bestand naar je computer te downloaden. In de balk boven het overzicht met alle transacties uit je bestand kun je deze knop vinden.
