Dagelijks worden er betalingen verricht op de bankrekening van jouw organisatie. Een (groot) deel van de binnenkomende betalingen heeft betrekking op activiteiten die binnen het Procurios Platform plaatsvindt. Een correcte verwerking daarvan is van belang voor de administratie van openstaande facturen, inzicht in geefgedrag van donateurs en rapportage voor de boekhouding.
Waarom is het belangrijk om transacties in Procurios te verwerken?
Het doel van het verwerken van een betaling is tweeledig:
- Een keuze maken waarvoor de betaling bedoeld is:
- een abonnement verlengen (met name voor Belgische administraties)
- een donatie aanmaken
- een factuur afletteren
- geen van bovenstaande
- Het boeken van de betaling op een daarvoor bestemde grootboekrekening in de boekhouding
In dit artikel gaan we er vanuit dat de financiële inrichting reeds is gedaan en daarin aansluit op de inrichting van de boekhouding. Dat wil zeggen: Er zijn fondsen met grootboekrekeningen ingericht voor donaties; er zijn producten ingericht voor abonnementen, webshopartikelen of tickets voor bijeenkomsten en hebben ook een grootboekrekening. Er is een debiteurenrekening en tussenrekeningen ingesteld voor de banktransacties en/of online betaalmethode(s).
Lees hier meer over de inrichting van grootboekrekeningen.
Begrippen
- Bankafschrift: Een bestand met alle betalingen over een specifieke periode.
- Banktransactie / Betaling: Eén regel in een banktransactie met daarop de informatie betreffende één betaling.
Als je een bankafschrift volledig hebt verwerkt kun je daarna een export-bestand maken waarin informatie (grootboekrekeningen) is toegevoegd t.b.v. de boekhouding.
Lees meer over Van banktransactie naar boekhouding.
De verwerking
Je start het proces met het downloaden van een bankafschrift uit je bankomgeving. Dit afschrift mag altijd een periode van een of meer dagen bevatten. Let er op dat transacties nooit dubbel voorkomen in twee bestanden of dat er transacties worden overgeslagen. Het begin- en eindsaldo van bestanden moet op elkaar aansluiten.
Importeer dit bankafschrift in Procurios. Dat doe je onder Finance > Bankafschriften.
Zodra je een bankafschrift importeert zullen, zover mogelijk, de banktransacties automatisch verwerkt worden. Een banktransactie met een correct factuurnummer en juiste bedrag worden direct gekoppeld aan de betreffende factuur en verwerkt. Hier hoef je niets meer aan te doen. Ook de factuurstatus wordt dan direct gewijzigd. Maar ook betalingen uit een incasso- of overschrijvingsbatch en storno's worden automatisch verwerkt. En ook betalingen met een betalingskenmerk worden automatisch verwerkt, hetzij als factuurbetaling, hetzij als donatie. Hier heb je ook geen omkijken naar.
Handmatig verwerken transacties
Er zijn ook transacties die niet automatisch verwerkt kunnen worden. Deze transacties zul je handmatig moeten verwerken. Wel wordt er in veel gevallen een suggestie gegeven door het systeem. Als gebruiker moet je deze suggestie wel checken en bevestigen óf wijzigen als de suggestie niet correct is.
Om dit te doen open je het bankafschrift. Je ziet dan alle bankstransacties in een overzicht. Je begint eenvoudigweg door de bovenste transactie te openen. Je ziet nu de gedetailleerde transactie-informatie waaronder het bedrag, de omschrijving en de naam van de rekeninghouder.
Je moet nu een keus maken in hoe je de betaling wilt verwerken:
- Abonnement verlengen
- Donatie aanmaken
- Factuur afletteren
- Markeer als genegeerd; kies hiervoor als de betaling geen betrekking heeft op één van bovenstaande opties.
(De aanwezige opties kunnen hier per omgeving verschillen, dit hangt af van de afname van de specifieke producten en/of inrichting.)
Na het maken van deze keuze verschijnen daaronder vervolgopties om, respectievelijk het betreffende abonnement, de relatie (voor de donatie) of de factuur te selecteren.
Is het betaalde bedrag hoger dan bijvoorbeeld het factuurbedrag, dan kun de transactie splitsen. Zet bij 'Te verwerken bedrag' het bedrag dat je verwachtte voor de factuur of abonnement. En bij 'Restbedrag' het deel dat dan overblijft.
Na verwerken, wordt er een nieuwe, afzonderlijke transactie aangemaakt t.w.v. het restbedrag. Deze kun je dan afzonderlijk verwerken en bijvoorbeeld boeken als donatie of betalingsverschil.
Wil je een teveel betaald bedrag op de factuur terug laten boeken. Boek deze dan in eerst op de betreffende factuur. De factuur zal dan als Openstaande factuur gemarkeerd staan met een negatief openstaand bedrag. Via een overschrijvingen kun je de overbetaling dan weer terug betalen.
Klik tot slot op 'Verwerk en ga naar volgende'. Je krijgt dan de volgende transactie te zien.
Herhaal dit tot alle banktransacties zijn verwerkt.
Verwerkte bankafschriften exporteren voor je boekhouding
Nadat de transacties van een bankafschrift volledig zijn verwerkt download je dit afschrift vervolgens vanuit Procurios. Dit afschrift is nu verrijkt met boekhoudinformatie en kun je in je boekhouding verwerken.
Omdat Procurios werkt met zowel een kasstelsel als met een factuurstelsel is het nodig om dit onderscheid hier duidelijk te hebben:
- Bij een kasstelsel boek je inkomende betalingen rechtstreeks op de betreffende omzetrekening in je boekhouding op de datum van ontvangst. Dat pas je toe bij donaties. Transacties met dezelfde grootboekrekening (fonds), kostenplaats (campagne), kostensoort (actie) en donateurstype zijn in het gedownloade afschrift gegroepeerd en samengevat tot één regel.
- Bij een factuurstelsel boek je de omzet al op de omzetrekening én op de debiteurenrekening als openstaande post bij het aanmaken van de factuur. Hiervoor gebruik je het memoriaal. De inkomende betalingen ten behoeve van facturen worden dan credit (als betaald) geboekt op de debiteurenrekening, zodat het openstaande debiteurensaldo afneemt. Transacties ten behoeve van factuurbetalingen zijn in het gedownloade afschrift samengevat op de debiteurenrekening.
Heb je met zowel facturen als donatie te maken, dan kan dit ook door elkaar toegepast worden.
Transacties die je in de verwerking hierboven als 'genegeerd' hebt gemarkeerd worden ongewijzigd doorgegeven in het download-bestand en kun je in het boekhoudpakket alsnog één op één verwerken.
Gegroepeerde transacties kunnen binnen een gedownload afschrift ook gegroepeerd zijn op de datum. Dat hangt af van hoe de bank dit aanlevert.
Dit 'verdichte' bestand kun je verwerken in je boekhouding. Voor deze export heb je twee opties:
- Een 'Bankafschrift' is qua formaat gelijk aan het bankafschrift dat je ook heb geïmporteerd (MT940, CAMT.053 of CODA) en kun je als zodanig importeren in je boekhoudpakket.
- Een 'Rapportage' is een excel-bestand met daarin een overzicht van totaalbedragen, gegroepeerd op grootboekrekening, kostenplaats en/of donateurstype. De inhoud van deze rapportage kun je handmatig overnemen in je boekhouding. In dit document staan niet de transacties die zijn gemarkeerd als 'genegeerd'.
