• Fiche: een fiche is het fiscale rapport van een relatie. Fiches worden enkel gegenereerd voor relaties die gedurende het opgegeven kalenderjaar voldoende donaties hebben gedaan.
• Batch: een batch is een verzameling van fiches die je kan downloaden. Per kalenderjaar kan je meerdere batches maken. Bijvoorbeeld als je de fiches die compleet zijn al wil opsturen en op een later tijdstip de overige fiches verwerkt. In dit geval maak je twee batches. Een individuele fiche zal slechts in één batch voorkomen

De eerste stap is de voorbereiding van de lijst met donateurs. In deze stap zal het systeem berekenen welke donateurs voldoende donaties hebben gedaan om in aanmerking te komen voor een fiscaal attest. Voor elke donateur wordt er een fiche aangemaakt.

1. Ga naar Donations > Fiscaal attest
2. Klik op Genereer fiches

3. Vervolledig het formulier
4. Klik op Genereer

5. Het systeem heeft nu een fiche aangemaakt per donateur met daarbij zijn totaal donatiebedrag.
6. Controleer of er fiches zijn die invalide zijn. Indien dit het geval is, moet je de fiche aanvullen met de ontbrekende gegevens. Dit kan bijvoorbeeld een ontbrekend adres of BTW-nummer zijn.

Als je een batch maakt, worden enkel valide fiches opgenomen in deze batch. Je kan op een later tijdstip een tweede (derde, ...) batch maken als je bijkomende fiches valide hebt gemaakt.

1. Ga hiervoor naar Donations > Fiscaal attest
2. Klik op Maak batch

3. Vervolledig het formulier met de ontbrekende gegevens. De contactpersoon wordt gebruikt voor de communicatie met Belcotax. Dit is de persoon die de overheid kan contacteren in het geval van vragen.
4. Klik op Aanmaken

5. Zodra de batch is aangemaakt, verschijnt er op het tabblad Batches een lijn met het jaartal en daarbij het aantal fiches.
6. Download de batch  in verschillende formaten waaronder PDF en het Belcotax XML bestand. Dit bestand upload je zonder bijkomende bewerkingen in de Belcotax web-applicatie
7. Hier bewerk je de template van het PDF bestand zodat het alle gegevens bevat die nodig zijn voor jouw organisatie