Helpcenter

Het incassoproces (how-to)

Aangepast

In dit artikel lees je hoe je een incasso-proces opzet en maandelijks uitvoert.

In het kort

Voor we starten zetten we even op een rijtje wat we nu precies voor elkaar willen krijgen:

  • Jouw relaties hebben
    • een toezeggingen gedaan voor een donatie
    • een lidmaatschap of abonnement bij jouw organisatie lopen
    • of hebben tickets gekocht voor een bijeenkomst
  • (Een deel van) die relaties hebben daarbij een machtiging tot automatische incasso afgegeven
  • Voor die toezegging, dat abonnement of tickets wil je de afgesproken hoeveelheid geld incasseren
  • Achteraf wil je inzicht of dat gelukt is of niet, zodat je weet of alle inspanningen niet voor niks zijn geweest

Vooraf regelen

Voordat je kunt incasseren moet je twee dingen regelen:

  • Een contract met een bank, zodat zij de incasso’s voor je regelen. Als je dit contract hebt, krijg je een Incassant ID.
  • Met dit Incassant ID kun je een Incassanten toevoegen in het Procurios Platform.  

Het proces van de maandelijkse incassobatch maken

Vanaf nu wordt het vrij eenvoudige routineklus die je maandelijks kunt doen, bestaande uit een aantal taken:

- Alle benodigde facturen aanmaken (in geval van betaalde lidmaatschappen of abonnementen)
- Voor openstaande facturen automatische-incasso opdrachten genereren
- Een incassobatch maken
- De incassobatch naar je bank sturen

- En tot slot, een maand later: de betalingstransacties van de bank importeren en verwerken

Als je geen abonnementen of evenementen hebt, dan kun je stap 1 en 2 overslaan.
Voor toezeggingen hanteren we binnen Procurios geen factuuradministratie.

1. Benodigde facturen aanmaken

Om facturen te kunnen incasseren, moeten ze wel aangemaakt zijn. De eerste stap van het proces is dus om de benodigde facturen te maken.

Als je daar hulp bij nodig hebt, kun je de volgende artikelen lezen:

2. Voor openstaande facturen automatische-incasso opdrachten genereren

Als je alle facturen hebt gemaakt waarvan je wilt incasseren, is het tijd om voor deze openstaande facturen automatische incasso opdrachten te maken.  

In dit artikel leggen we je uit hoe je dat doet: Incasso-opdracht o.b.v. factuur

3. Een incassobatch aanmaken

Nu is het tijd voor het maken van de incassobatch!

  • Open Finance > Direct Debet > Te incasseren
  • Vul rechts in het filter de instructiedatum (1) in en klik op 'Filter'. De instructiedatum kun je tot maximaal 1 jaar vooruit invullen, maar gebruikelijk is om dit voor 1 maand te doen. Incasso-opdrachten die verder weg liggen zijn nog onderhevig aan veranderingen, zoals opzeggingen bijvoorbeeld
  • Alle Toezeggingen of Facturen die op basis van de instructiedatum te incasseren zijn, worden getoond in het overzicht

In het scherm met Te Incasseren opdrachten staat een Uiterste Vervaldatum (2). Je moet je incassobatch uiterlijk die datum aanleveren bij de bank.

Ben je te laat voor die datum, dan zal je bij het aanmaken van de incasso-batch worden gevraagd om de incasso-datums te wijzigen, zodat de vervaldatum daarmee ook opschuift naar een latere datum.

  • Klik op ‘Maak batch van selectie’ (3)
  • Na het aanmaken van de batch kun je hem direct downloaden. Je hebt nu een bestand met incasso-opdrachten die de bank kan verwerken.

Wat betekenen al die datums?

Instructiedatum Uiterste vervaldatum Incassodatum
Filter: Alle Toezeggingen die tot deze datum geïncasseerd kunnen worden.
Doorgaans kort voor de Uiterste vervaldatum.
Uiterlijke datum waarvóór incassobatch moet worden aangeleverd aan de bank om op tijd geïncasseerd te kunnen worden.
Dit is gebaseerd op (chronologisch) de eerst incasso-datum.
Datum waarop incasso's zullen worden uitgevoerd door de bank.

4. Incassobestand naar de bank sturen

  • Stuur het gedownloade bestand naar de bank. Volg daarvoor de beschrijving die zij je daarvoor geven
  • De bank zal nu op de incasso-datum die in de incasso-opdrachten staat het geld afschrijven van de rekening van je relaties

5. Incasso-transacties verwerken

Je sluit het proces helemaal af door met regelmaat, bijvoorbeeld 1 keer per maand, de banktransacties te importeren in je CRM-omgeving. 

De incasso-bedragen die succesvol door de bank zijn geïnd worden als één transactieregel teruggeleverd. Je ziet dit dan ook terug als één totaalregel in het transactieregel-overzicht in Procurios. Procurios koppelt deze transactie direct aan de juiste Toezeggingen en maakt de bijhorende Donaties aan. De transactieregel staat dan op 'verwerkt' en behoeft geen verdere actie meer.

Lees hier over Transacties importeren.

Niet gelukte incasso?

Het kan zo zijn dat een incasso niet is gelukt. Dat kan komen door te weinig saldo, stornering door de donateur, een technische probleem, etc. Controleer daarom ook periodiek of

  • Toezeggingen zijn voldaan en zorg voor een gepaste navolging hierop, zoals een belletje, e-mail of brief.
    Lees hier over Controle op openstaande Toezeggingen
  • Facturen zijn betaald. Met herinneringen-module kun je de debiteuren herinneren aan de openstaande factuur. Lees hier over Herinneringen versturen
Volgende Artikel Van banktransactie naar boekhouding
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op