Donaties die via een automatische incasso zijn ontvangen worden bij de betalingsverwerking automatisch verwerkt. We hebben namelijk op voorhand al de nodige informatie over die donatie, waardoor we weten bij welke Toezegging de donatie hoort en dus ook wie de donateur is.
Als donaties handmatig worden overgemaakt, dan is dat iets ingewikkelder omdat voor iedere transactie bepaald moet worden hoe deze transactie verwerkt moet worden. Om te beginnen hoeft het niet een transactie t.b.v. een donatie te zijn. Maar als dit wel zo is, dan moet het rekeningnummer, het bedrag en de omschrijving wel herkend worden om hier zeker van te zijn. Een deel van deze automatisch verwerking gebeurt zonder dat je daar iets voor hoeft te doen? Een ander deel heb je zelf in de hand.
Lees voor een algemeen begrip van de verwerking van banktransacties eerst dit artikel.
Automatische verwerking n.a.v. toezeggingen
In eerste plaats worden transacties die precies overeenkomen met een toezegging direct verwerkt als donatie op die toezegging. De betaling moet dan aan een paar voorwaarden voldoen:
- Het bankrekeningnummer mag bij slechts 1 relatie geregistreerd staan. D.w.z. op een relatieveld van het type 'IBAN/BIC nummer.'
- De toezegging heeft precies hetzelfde bedrag en dezelfde omschrijving als in de betalingstransactie.
- Er is nog geen andere betaling aan de toezegging gekoppeld.
Verwerkingsregels
Naast deze automatische verwerking kun je regels instellen. Individuele regels per relatie en generieke regels.
Herkend gedrag (individuele regels)
Sommige donateurs maken met regelmaat hetzelfde bedrag met dezelfde omschrijving over. Bijvoorbeeld omdat ze een automatisch overschrijving hebben ingesteld bij hun bank of omdat ze daarin heel gedisciplineerd zijn. Deze donateurs hebben niet altijd een Toezegging, maar je kunt wel zeggen dat je hun transacties verwacht en dat ze verwerkt kunnen worden net zoals vorige keer. Door bij een transactie het veld 'Maak hier een herkend gedrag van' te selecteren worden alle toekomstige transacties van dezelfde bankrekening, met hetzelfde bedrag en omschrijving, automatisch op dezelfde manier verwerkt.
Generieke regels
Er lopen soms campagnes waarbij je naar je volgers gecommuniceerd hebt dat ze met een bepaalde tekst in de betalingsomschrijving geld over kunnen maken voor een specifiek doel. Je kunt daarvoor generieke regels instellen die alle transacties met die tekst in de omschrijving automatisch verwerken als een donatie voor een gekozen Fonds en eventueel Actie.
Zo kun je bijvoorbeeld alle transacties die tussen 1 december en 25 december binnenkomen met de omschrijving 'Goede Kerst', direct verwerken als donaties op het Fonds 'Betere Kerst' met de gekoppelde actie 'TV-spot'.
Bovengenoemde verwerkingsregels hebben een vaste volgorde waarin ze uitgevoerd worden. Zo wordt er eerst gecontroleerd op lopende toezeggingen, daarna op herkend gedrag en als laatste op generieke regels.
De verwerking van donatiebetalingen vinden plaats ná de verwerkingen, zoals degene factuurbetalingen, betaaluitnodigingen voor abonnementen en incasso- en stornoverwerkingen. Bovendien worden er geen donaties aangemaakt voor relaties die nog openstaande facturen hebben, omdat deze eerste betaald zouden moeten worden.
Verwerkingsregels beheren en testen
De regels zijn te beheren in het overzicht 'Automatisch verwerken van transacties'. Donations > Automatisch verwerken van transacties. Via dit overzicht kun je bovendien ook de volgorde van de generieke regels instellen.
Om te controleren of transacties op de juiste manier omgezet worden in donaties kun je de testfunctie gebruiken. Boven het overzicht met regels vind je de knop 'Voer testregels uit' Daar kun je zelf een voorbeeld van een transactie invullen en krijg je te zien in welke volgorde de verwerkingsregels afgewerkt worden en of die transactie er aan voldoet of niet.
