In dit artikel lees je hoe je hoe je een factuur verwerkt vanaf een factuuropdracht tot en met verzending en het aanmaken van incasso-opdrachten
Begrippenlijst
Factuuropdracht: In een factuuropdrachten worden de 'ingrediënten' verzameld waarmee een factuur aangemaakt kan worden. Denk aan, naam en adressering van de debiteur, bedrag, factuurregel-omschrijving, etc.
Factuur: een pdf-bestand met een verzameling van alle 'ingrediënten' die de factuuropdracht verzameld heeft. De factuur kan verzonden worden naar de debiteur.
Debiteur: een Relatie in je CRM die de factuur dient te betalen
Factuuropdrachten maken
Als eerste dienen er factuuropdrachten gemaakt te worden. Dit kan op meerdere manieren:
- handmatig een factuuropdracht aanmaken
- vanuit een ander Product, zoals Abonnementen of Meetings & Events.
Lees meer over: Hoe factureer ik abonnementen?
Facturen genereren
Zodra je één of meerdere factuuropdrachten hebt aangemaakt, kun je de opdrachten omzetten naar facturen.
- Filter in de rechterkolom de opdrachten waarvoor je facturen wilt genereren
- Controleer nogmaals goed de inhoud van de factuuropdrachten. Na het aanmaken van een factuur kun je dit niet meer terugdraaien!
- Klik op Maak facturen.
Vervolgens wordt om je bevestiging gevraagd
- Hier kan je optioneel een Opmerking invoeren. Afhankelijk van de instellingen van je factuursjabloon verschijnt deze opmerking wel of niet op de factuur.
- Verder kan je er voor kiezen om alle opdrachten van een debiteur samen te voegen tot één factuur. Ook is de optie om alleen de debet-factuuropdrachten same te nvoegen en de credit-factuuropdrachten daarbij niet mee te nemen.
- Heb je meerdere factuursjablonen, dan kun je hier kiezen welk sjabloon wordt toegepast.
Klik op 'Maak facturen' om de facturen aan te maken.
Facturen versturen
De aangemaakte facturen worden onder de tab 'te versturen facturen' geplaatst. Je kunt hier nu achtereenvolgens de facturen mailen en/of versturen per post.
Wat je hierover moet weten:
- De optie voor e-mail is alleen beschikbaar als e-invoicing is ingeschakeld.
- Iedere debiteur met e-mailadres wordt gemaild. Klik op 'E-mail X aantal factuur/facturen' om de facturen te versturen.
- De rest zonder e-mailadres dient per post te worden verstuurd. Als je klikt op 'Verstuur X aantal factuur/facturen per post' download je een bestand met de facturen die je zelf kunt (laten) versturen.
De verzonden facturen worden dan verplaatst naar het tabblad 'Open facturen'.
Hoe nu verder?
Nu begint het innings-proces. Dit kan bestaan uit automatische incasso-opdrachten, storneringen, online betalingen, overboekingen en herinneringen. Hier enkele artikelen die je daarmee verder kunnen helpen: