Dit artikel beschrijft hoe je de bezoekers en/of doelgroep van een Bijeenkomst beheert.
Voor een bijeenkomst wil je uiteraard deelnemers hebben. Daarom kun je Relaties uitnodigen voor je Bijeenkomst. Als je een persoon of organisatie hebt uitgenodigd, noemen we dat een bezoeker. Deze bezoekers kan zichzelf aanmelden of afmelden voor een bijeenkomst. Een aangemelde bezoekers noemen we een deelnemer. Alleen, hoe weet je of een bezoeker een deelnemer is geworden? En hoe onthou je wie je al allemaal hebt uitgenodigd voor je Bijeenkomst?
Op beide vragen is het antwoord: via het deelnemersoverzicht.
Doelgroep samenstellen / bijwerken
Als je een Bijeenkomst gaat organiseren en je wilt bezoekers uitnodigen, moet je eerst een doelgroep samenstellen met de Relaties die je uit wilt nodigen.
Om dit te doen, ga je naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en klik je op de Bijeenkomst waarvoor je Relaties wilt uitnodigen. Onder de tab 'Deelnemers' vind je het deelnemeroverzicht van je bijeenkomst.
Als je nog geen doelgroep hebt bepaald en nog geen aanmeldingen hebt, dan is het deelnemersoverzicht leeg. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Klik op 'Doelgroep samenstellen' om een doelgroep samen te stellen.
Je kunt een doelgroep samenstellen op basis van een selectie, een relatielijst of door losse relaties toe te voegen. Kies de juiste Relaties en klik op 'Opslaan'.
Zodra je een bepaalde doelgroep hebt samengesteld, worden alle relaties toegevoegd aan de bijeenkomst. Je krijgt nu een ingevulde tabel te zien met de gekozen Relaties.
Je kunt deze tabel sorteren door op de kolom te klikken waarop je wilt sorteren (bijv op 'Naam' of op 'Is aangemeld'). Je kunt deze tabel ook filteren met het filter aan de rechterkant van het scherm.
Je kunt een doelgroep ook nog bijwerken door er lijsten met deelnemers aan toe te voegen. Dat doe je door op de knop "Doelgroep bijwerken" te klikken en een lijst of selectie toe te voegen. Wil je deze mensen ook nog een uitnodiging sturen? Houd er dan rekening mee dat deze mensen nu tussen de andere deelnemers in de lijst staan! Je zult de andere deelnemers er dus eerst nog tussenuit moeten filteren. Vink hiervoor in het filter aan de rechterkant aan "Nee, is niet uitgenodigd" en "Geen reactie". Deelnemers die zichzelf hebben ingeschreven, zijn tenslotte ook niet uitgenodigd. Maar die hebben wel een reactie, namelijk "Aangemeld" (of "Afgemeld"). Met dit filter heb je dus de lijst van mensen die nog geen uitnodiging hebben gehad, en ook nog niet zijn aan- of afgemeld. Die mensen kun je vervolgens een mailing sturen, door op het tandwieltje naast de knop "Status wijzigen van deelnemers" te klikken en te kiezen voor "Mailing maken".
Manueel een relatie aanmelden
Om manueel een relatie aan te melden, klik je op de knop Aanmelding toevoegen. Het is alleen verplicht om de Relatie te selecteren. De andere velden zijn later nog aan te passen. Klik op Opslaan om de relatie toe te voegen aan het bezoekersoverzicht.
Bezoekers beheren
Je kunt de opties van een geselecteerd relatie beheren door op het bewerk icoon te klikken naast een relatie. Hier kan je handmatig iemands aanmeldingsstatus, aanwezigheid en registratie-informatie wijzigen.
De eerste drie opties kan je ook in bulk wijzigen voor een aantal geselecteerde relaties. Selecteer hiervoor de relaties en klik op Status wijzigen van deelnemers. Maak eventueel gebruik van de filter aan de rechterzijde om de lijst te filteren.
Als je een doelgroep hebt samengesteld, is deze niet direct uitgenodigd. Om een doelgroep uit te uitnodigen, kun je een mail sturen. Lees meer over Bezoekers / doelgroep een mailing sturen