In dit artikel lees je hoe een reservelijst voor Bijeenkomsten werkt.
Algemeen
Let op: wanneer je bijeenkomst gebruik maakt van direct betalen, is het inschakelen van de reservelijstfunctie niet beschikbaar.
De reservelijst kun je gebruiken als je een maximaal aantal deelnemers hebt voor je bijeenkomst. Als dit maximale aantal bereikt is, kunnen bezoekers zich alleen nog aanmelden voor de reservelijst. Ze krijgen dan een melding te zien zoals hieronder:
De reservelijst instellen
Voordat bezoekers zich kunnen registreren voor een bijeenkomst, moeten er twee dingen worden ingesteld in Bijeenkomsten:
1. Het maximum aantal deelnemers
Ga naar Bijeenkomsten > Instellingen > Bijeenkomst basis en vink onder het kopje 'Aanwezigheid' de regel 'Bijeenkomst heeft een maximaal aantal deelnemers' aan.
Vul in hetzelfde scherm bij het kopje 'Maximum aantal deelnemers' dit maximale aantal in.
2. Activeer de reservelijst
Ga naar Bijeenkomsten > Tickets & Aanmelden en vink onder het kopje 'Reservelijst' aan 'Gebruiker kan naam op een reservelijst zetten'.
Geef vervolgens aan dat de gebruiker automatisch wordt toegevoegd vanaf de reservelijst als er een afmelding is.
3. Deadline voor toevoegen vanaf de reservelijst
Om te voorkomen dat iemand van de lijst vlak voor het begin van de bijeenkomst nog wordt toegevoegd als deelnemer, doordat iemand op het laatste moment afzegt, is het handig om een deadline in te stellen op datum en tijdstip.
Een automatisch bericht instellen
Als plek van de gebruiker verandert van 'reservelijst' naar aangemeld, krijgt deze gebruiker daar niet automatisch een bericht van.
Om de gebruiker op de hoogte te stellen dat deze van 'reservelijst' naar 'aangemeld' is gegaan, stel je een automatische e-mail op. Dit doe je bij Bijeenkomsten > Instellingen > E-mailcommunicatie en dan klikken op het grote plusje met 'E-mail toevoegen'.
Zorg dat de e-mail actief is door aan te vinken 'Activeer e-mail'.
Onder 'verzendtype' kies je 'Gebaseerd op een gebeurtenis' en selecteer dan de gebeurtenis 'Na promoveren van reservelijst naar aangemeld'. Nu kun je de rest van de e-mail opstellen, waarbij je nog opties in kunt stellen over de Verzender, Extra ontvangers en Inhoud en uiterlijk.
Bekijken wie er op de reservelijst staat
Is je maximum aantal deelnemers bereikt en ben je benieuwd wie van de deelnemers op de reservelijst staat? Via Bijeenkomsten > Deelnemers kun je onder 'Is aangemeld' per deelnemer de status zien van de aanmelding.
Op deze plek kun je ook je bezoekers beheren en desgewenst handmatig aanmeldingen aanpassen. Dit doe je door op de deelnemer te klikken en onder het kopje 'Is aangemeld' de instelling te veranderen (bijvoorbeeld van 'Reservelijst' naar 'Aangemeld') en vervolgens op te slaan.
