In dit artikel lees je hoe je een bijlage aan een factuur(opdracht) kan toevoegen.
In sommige gevallen wil je bij het versturen van een factuur ook een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld je algemene voorwaarden of informatie over een evenement waarvoor iemand zich net heeft aangemeld.
Hieronder leggen we je uit hoe je deze bijlage toevoegt.
Bijlage aan een factuuropdracht toevoegen
Bij het aanmaken van een factuuropdracht kun je één of meerdere pdf-bestanden als bijlage(n) toevoegen. Alle toegevoegde bijlagen van de gekoppelde factuuropdrachten worden vervolgens ook gekoppeld aan de factuur en als bijlage meegezonden als de factuur per email wordt verstuurd.
Er is gekozen om alleen pdf-bestanden toe te staan, omdat dit standaard is bij het versturen van bijlagen per email. Zo voorkom je dat de ontvanger aanpassingen kan doen in de bijlagen. Bij andere bestandsformaten, zoals .doc, is een aanpassing snel gedaan.
Factuuropdracht wijzigen: een bijlage(n) bekijken of aanpassen
Bij het bekijken van de factuuropdracht vind je onder de 'Factuuropdracht' de bijlagen terug. Je kan de bijlagen hier ook eventueel downloaden om ze te bekijken. Als blijkt dat het onjuiste bijlagen zijn, dan kun je eenvoudig je factuuropdracht wijzigen om een bijlage(n) toe te voegen of verwijderen.
Waar staan de bijlage(n)?
De bijlagen worden opgeslagen in een afgeschermde workspace (een kluis) in de Library. Per administratie wordt er een categorie aangemaakt binnen deze workspace waar de bijlagen onder geplaatst worden. De bijlagen staan dus in de Library. Vanuit de factuuropdracht wordt een verwijzing gemaakt naar de workspace in de Library.
Wat gebeurt er als je een bijlage bij een factuuropdracht verwijdert?
Als een eerder toegevoegde bijlage bij een factuuropdracht wordt verwijderd, wordt in feite alleen de verwijzing naar het document in de Library verwijderd. Het document blijft wel nog in de workspace staan. Dit om te zorgen dat de bijlage van een eventueel gekopieerde factuuropdracht intact blijft.
Wat gebeurt er met de bijlage als je een factuuropdracht kopieert?
Als je een factuuropdracht kopieert, worden de verwijzingen naar de eerder toegevoegde bijlagen ook meegenomen. Het document staat nog steeds op dezelfde plek in de Library, maar er is nu een extra verwijzing naar deze bijlage.
Het resultaat op je factuur
Bij het maken van een factuur worden alle toegevoegde bijlagen van de gekoppelde factuuropdrachten ook gekoppeld aan de factuur. De bijlagen zijn vervolgens onder de factuur zichtbaar. Ook hier kun je bijlagen eventueel downloaden en bekijken.
