In dit artikel lees je hoe online betalingen via een payment provider door de adminstratie van Procurios worden verwerkt.
Betaalprocessen
We kunnen 3 betaalprocessen onderscheiden:
- Factuur-betaling
- Online donatie
- Webshopbestelling
Begrippen:
PSP: Payment Service Provider / Betaalprovider. Dienst die online betalingstransacties, via bijv. iDeal of creditcard, verwerkt, zoals bijvoorbeeld Mollie of Buckaroo.
In het kort
Na een succesvolle betaling via een PSP wordt deze als het ware binnen Procurios 'verzilverd' in de vorm van een donatie of de betaalstatus van een factuur. Na deze 'verzilvering' moet de administratie verrijkt worden boekhoudkundige informatie. Dit doe je door een transactiebestand van de PSP te importeren in Procurios. Finance > Payments > Transacties. Dit transactiebestand is een .csv-bestand dat je download bij de PSP en is niet hetzelfde als een banktransactiebestand!
In het banktransactiebestand zul je de uitbetaling van de PSP tegenkomen. Deze hoef je niet te splitsen en/of te koppelen aan relaties of facturen. Je kunt deze boeking ongewijzigd doorzetten naar de boekhouding.
En hoe zit dat dan met de kosten die de PSP aftrekt van de uitbetaling? Daarvan krijg je van je PSP een factuur die je rechtstreeks verwerkt in je boekhouding. Die aftrek boek je dus niet via de administratie van Procurios.
Aansluiting met de boekhouding
In de boekhouding hanteer je idealiter de volgende grootboekrekeningen:
- Omzetrekening webshop
- Omzetrekening donaties
- Balansrekening debiteuren
- Balansrekening PSP
- Kostenrekening PSP
Het grootboekrekeningnummer voor webshoproducten stel je in op het product zelf (E-commerce). Voor kostenposten (verzendkosten (en korting hierop), betalingskosten, acties, en statiegeld) leg je deze vast op een administratief product (Platform).
De grootboekrekening voor donatie stel je in per Fonds (Donations)
Die voor de debiteurenrekening op de administratie (Finance)
De balansrekening PSP kan niet binnen Procurios worden vastgelegd. De kostenrekening PSP ook niet, omdat die om facturen gaat die nooit binnen Procurios verwerkt worden.
