Helpcenter

Maandelijkse memoriaal

Gewijzigd op

Met het gebruik van het Procurios Platform is het niet nodig om een debiteurenadministratie bij te houden in je boekhoudpakket. Althans, niet voor zover het gaat om de betaalstromen die binnen Procurios plaatsvinden. Wel heb je een goede aansluiting van de administratie in Procurios op de boekhouding nodig. Daarvoor gebruik je het memoriaal. Dit memoriaal geeft je alle benodigde info en kun je qua vorm en samenstelling aanpassen aan de behoeften van de organisatie en het boekhoudpakket dat wordt gebruikt.

Over het memoriaal

In dit artikel gaan we met name in op de vraag hoe je een memoriaal uit Procurios krijgt en hoe je deze de vorm en inhoud geeft die aansluit bij jouw organisatie en boekhouding.

In het artikel Grootboekrekeningen instellen wordt de weg gewezen om op de juiste plekken de nodige grootboekrekeningen en detaillering (zoals kostenplaatsen) in te stellen.

Het memoriaal geeft alle totalen weer per (afgesloten) periode, per omzet- of tussenrekening en de debiteurenrekening. Iedere betalingstransactie wordt geboekt op de daarvoor ingestelde grootboekrekening. Als dit correct gebeurt geeft het memoriaal een sluitende financiële administratie waarop een financiële controle (reconciliatie) kan worden gedaan.

Het memoriaal maakt inzichtelijk aan welke fondsen/grootboekrekeningen donaties of uitbetalingen ten goede komen. Bijvoorbeeld voor betalingen van abonnementen die via facturatie (online) zijn ontvangen of voor betalingen van webshop-transacties. Eventueel inclusief BTW. 

Ook voor donaties die via bankrekeningen binnenkomen kun je nu een tussenrekening instellen. Via het memoriaal kunnen de donaties en incasso batch die men ontvangt op de bankrekening verdelen over de verschillende posten/dimensies waarvoor gedoneerd is. 

Memoriaal activeren en inrichten

Om het memoriaal te activeren stel je op de Administratie het grootboekrekening 'debiteuren' in.
Finance > Instellingen > Administraties

Op de debiteurenrekening worden alle openstaande facturen en betalingen geboekt.

De functionaliteit 'Export boekhouding' is sinds begin 2023 standaard ingeschakeld voor iedere nieuwe Procurios omgeving. Als jouw Procurios omgeving eerder is aangemaakt, wordt dit op verzoek door Procurios geactiveerd. Wanneer de functie beschikbaar is, zal bij de betreffende administratie (Finance > Instellingen > Administratie) het export-icoon zichtbaar zijn, mits ook de debiteurenrekening is ingesteld (zie voorgaande paragraaf).

Grootboekrekeningen instellen

Naast bovenstaande basisinstellingen, moeten (afhankelijk van de behoeften van je organisatie en de inrichting van het CRM) ook grootboekrekeningen worden ingesteld op een aantal plekken zijn ingesteld. Loop deze voor de goede orde nog een keer na en bespreek de inrichting hiervan met je boekhouder.

Hieronder een korte samenvatting. Lees voor uitgebreidere toelichting het artikel Grootboekrekeningen instellen

  • Voor een correcte rapportage moet bij ieder Product (facturatie) en ieder Fonds (donaties) een grootboeknummer (boekhoudcodes) zijn ingesteld. 
  • Wanneer je in het geval van donaties niet alleen de opbrengst per fonds wilt rapporteren, maar ook het resultaat van campagnes en acties wilt specificeren, is het essentieel om ook voor elke Campagne en Actie unieke boekhoudcodes in te vullen.
  • Check en zorg dat bij de betaalmethode(s) die gebruikt word(en) de juiste grootboekrekening is/zijn ingesteld.
  • Wanneer je de inkomsten uit een webshop wilt rapporteren, moet je de facturatie-functionaliteit voor de webshop activeren. Dit doe je door het vinkje aan te zetten bij de instellingen van de webshop onder 'Facturatie instellingen' - en deze te koppelen aan een administratie, factuursjabloon en eventueel aan een kostenplaats (het laatste is niet verplicht).  Vaak is er één grootboeknummer voor de hele webshop, maar indien gewenst kan er ook voor elke categorie apart een uniek grootboekrekeningnummer worden ingesteld.
  • Wanneer van toepassing moeten voor de BTW-administratie grootboekrekeningen worden ingesteld. (Te vinden bij Home > Platform > Products > BTW tariefgroepen)
  • Zorg ook dat er bij de instellingen van de betreffende administratie een debiteuren rekening is ingevuld. (Klik op het 'wijzig'-icoon met het groene vinkje om dit in het hieronder getoonde pop-up scherm in te vullen.)  Wanneer nodig kun je hier eventueel nog beperkingen aangeven in productcategorie of toegang tot de administratie beperken tot bepaalde gebruikers.

Instellen export (format van het memoriaal)

In overleg met de boekhouder moet vervolgens het format van de export ingeregeld worden. Feitelijk gaat het erom de juiste datavelden (gegevens die nodig zijn voor de boekhouding) in de juiste volgorde te plaatsen. 

Wanneer het exportbestand direct gebruikt gaat worden als import voor de boekhoudapplicatie, wordt dat format meestal dwingend voorgeschreven door de leverancier van dat boekhoudpakket. Als het exportbestand gebruikt wordt om handmatig memoriaalboekingen over te nemen, kun je zelf bepalen welke kolommen relevant zijn om e.e.a. goed te kunnen invoeren in je boekhouding.

Hieronder zie je een voorbeeld van de opzet van een export-format, waarbij je ziet dat de volgorde van de kolommen van het exportbestand eenvoudig aangepast kan worden met de blauwe pijltjes.

Meer informatie over de 4 ‘dimensies’ (zie voorbeeld hierboven) waarmee transacties gekoppeld kunnen worden aan je boekhouding, vind je in paragraaf 3 van het artikel Grootboekrekeningen instellen.

Door te klikken op de knop 'Selecteren/wijzigen' opent het scherm dat je hieronder ziet. Hierin kun je de benodigde Velden toevoegen of aanpassen. 

Als je een nieuw veld toevoegt kun je dit veld vullen met drie typen waarden:

  • Standaard waarde: Hiermee selecteer je gegevens die zijn vastgelegd in het Procurios Platform. Denk bijvoorbeeld aan de periode, grootboekrekening, bedrag.
  • Vaste waarde: Hier geef je letterlijk een 'statische' waarde aan die in alle gevallen gelijk is. Bijvoorbeeld een valutaveld dat in de export resulteert in een kolom die gevuld is met het woord 'Euro'. (Zie voorbeelscherm hieronder.)
  • Lege waarde: Dit geeft letterlijk een veld met een lege waarde. Dit kan soms nodig zijn, omdat het boekhoudpakket een specifieke kolom verwacht, maar waarvoor in je vanuit Procurios geen relevante data hebt.

In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld voor de inrichting van een memoriaal-exportbestand dat is afgestemd op het boekhoudprogamma Exact. (Houd rekening met eventuele wijzigingen in Exact. Raadpleeg voor een actuele inrichting de documentatie van Exact.)

Hoe gebruik je het memoriaal?

Controleer de verwerking van Banktransacties

Na afloop van iedere maand kun je het memoriaal van de voorgaande maand exporteren. 

  • Ga naar Finance > Banktransacties
  • Controleer of je de volledige reeks van banktransacties heb geïmporteerd
  • Controleer of alle betalingstransacties zijn verwerkt

Ontbrekende transacties
In het voorbeeld hieronder zie je dat de transacties van 11 maart ontbreken. Dat is een risico. Tenzij er op 11 maart echt geen transacties waren, zal er een verschil ontstaan in de boekhouding.

Onverwerkte transacties
Je ziet dat er in de batch van 28 mrt - 1 april en die van 18 maart onverwerkte transacties zijn. Om je memoriaal sluitend te krijgen moeten alle transacties verwerkt zijn.

Sluit financiële periode af en download het memoriaal•

  • Ga naar Finance > Boekhouding
  • Selecteer de betreffende administratie (Organisaties met meerdere boekhoudingen hebben meerdere Administraties)
  • Selecteer het betreffende jaar
  • Selecteer de betreffende maand en bevestig dat je periode van die maand 'op slot' zet
    (Dit houdt in dat transacties voor die maand niet meer gewijzigd kunnen worden.)
  • Je krijgt nu direct het memoriaal als downloadbestand
  • Verwerk het memoriaal in de boekhouding
Vorige Artikel Grootboekrekeningen: facturatie maandrapportage bekijken
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op