Korte samenvatting:
Maak een profielformulier met het wachtwoordveld en vink bij 'Voorgedefinieerde waarden instellen' het veld 'De relatie kan inloggen' aan. Maak een selectie van de gewenste relaties en verstuur via Mailings een persoonlijke link naar dit formulier. Relaties kiezen zelf een wachtwoord en kunnen daarna direct inloggen.
Je wilt bestaande CRM-relaties toegang geven tot besloten content op je website. Bijvoorbeeld een ledenportaal, exclusieve downloads of een online community. Deze relaties staan al in je systeem en hoeven zich niet opnieuw te registreren. Hoe geef je ze dan wel toegang?
Een persoonlijke link
Je stuurt bestaande relaties hiervoor een persoonlijke link: een link die voor elke ontvanger uniek is en al zijn gegevens klaarzet in een profielformulier. De relatie hoeft alleen nog een wachtwoord te kiezen. Zodra hij het formulier opslaat, is het account automatisch actief. Hoe je zo'n persoonlijke link technisch opbouwt met een veldcode, lees je in 'Persoonlijke links naar profiel- en uitschrijfformulieren maken'. In dit artikel lees je hoe je dit specifiek inzet om relaties een account te laten aanmaken.
Wil je nieuwe relaties bij hun registratie meteen een account laten aanmaken? Lees dan 'Account aanmaken toevoegen aan een registratieformulier'.
Begrippen
Een relatie is elke persoon of organisatie die in je CRM staat. Een gebruiker is een relatie die kan inloggen op de website. Richting de relatie zelf gebruik je de term 'account aanmaken', zodat duidelijk is dat ze actie moeten ondernemen.
Stap 1: Maak een profielformulier
Basisinstellingen
- Ga naar CRM > Profiel & registratie
- Klik op 'Profielformulieren'
- Klik op 'Profielformulier toevoegen'
- Geef het formulier een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Account activeren'
- Scroll naar beneden naar Formulier
- Vul bij Tekst verstuurknop in: 'Maak account aan'
- Klik op 'Opslaan'.
Formuliervelden instellen
Voeg minimaal de volgende velden toe als verplicht veld:
- E-mailadres (ter controle, eventueel alleen als bekijkveld)
- Wachtwoord
Houd het formulier zo kort mogelijk. Relaties moeten gefocust blijven op het hoofddoel: een wachtwoord kiezen. Veel velden verhogen de kans dat mensen afhaken.
Tip: Bied je een onboarding-journey aan voor nieuwe gebruikers? Dan kun je hier ook een opt-in veld voor introductiemails toevoegen. Meer hierover lees je in 'Controle op opt-in voor marketing e-mail instellen'.
Voorgedefinieerde waarde instellen
- Ga naar het tabblad Formuliervelden
- Klik op 'Voorgedefinieerde waarden instellen'
- Selecteer het veld 'Deze relatie kan inloggen'
- Klik op 'Volgende'.
- Stel de waarde in op 'actief', dus selecteer opnieuw 'De relatie kan inloggen'.
- Klik vervolgens op 'Opslaan'.
Deze voorgedefinieerde waarde zorgt ervoor dat automatisch een gebruikersaccount wordt aangemaakt zodra iemand het formulier invult. Meer hierover lees je in 'Voorgedefinieerde veldwaarden instellen in profiel- of registratieformulier'.
Berichten en opties
Ga naar het tabblad Berichten en opties en schrijf de tekst die relaties zien nadat ze het formulier hebben ingevuld. Bijvoorbeeld: 'Je account is geactiveerd. Je kunt nu inloggen met je e-mailadres en wachtwoord.'
Stap 2: Maak een selectie van de relaties die je inloggevens wilt geven
Je moet aangeven welke relaties je wilt uitnodigen om hun account te activeren.
- Ga naar CRM > Relaties.
- Stel een filter in, bijvoorbeeld: alle leden die nog geen gebruiker zijn.
- Kies bij relatietype 'Persoon'. Dat is het advies: een organisatie kn ook een account krijgen, maar meestal wil je dat een persoon inlogt namens de organisatie. Wil je dat medewerkers het profiel van hun organisatie kunnen beheren? Koppel ze dan als persoon aan de organisatie.
- Sla de gefilterde lijst op als selectie.
Een organisatie-account is verwarrend voor de gebruiker
Wanneer loggen medewerkers in als de organisatie, en wanneer als zichzelf? Die keuze is niet altijd duidelijk, en het risico is dat mensen zomaar de verkeerde optie kiezen.
Ook werkt een gedeeld account onhandig in de praktijk. Meerdere medewerkers moeten dan hetzelfde wachtwoord kennen en delen. Wisselt er iemand van functie, dan moet dat wachtwoord eigenlijk mee veranderen. Dat gebeurt in de praktijk zelden.
Hetzelfde speelt bij deelname aan een community: reageert of plaatst iemand een bericht namens de organisatie, dan is voor andere leden niet duidelijk wie er nou eigenlijk aan het woord is.
Er kan een concreet probleem in je CRM ontstaan
Stel: een medewerker is ingelogd als organisatie en meldt zich aan voor een evenement. Bij het aanmeldformulier past hij het veld 'Naam' aan naar zijn eigen naam. Daardoor krijgt de organisatie in je CRM per ongeluk een andere naam.
Wil je toch organisatie-accounts gebruiken?
Met de volgende tips kun je bovenstaande problemen gedeeltelijk ondervangen:
- Voeg op pagina's, waar dit relevant is, een melding toe die alleen ingelogde organisaties zien. Bijvoorbeeld bij een bijeenkomst: 'Let op: je bent ingelogd als organisatie. Log uit en meld je persoonlijk aan als je deze bijeenkomst wilt bijwonen.'
- Stel bij Meetings & Events in dat tickets alleen beschikbaar zijn voor personen.
- Stel bij Communities in dat alleen personen mogen reageren. Je kunt een organisatie-account wel 'leesrechten' geven.
Meer over filteren en selecties lees je in 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen' en 'Hoe maak ik een selectie?'.
Stap 3: Maak een gepersonaliseerde link
In Mailings maak je een veldcode aan. Een veldcode is een code (zoals ##account_aanmaken##) die in een mailing automatisch wordt vervangen door een unieke link per ontvanger. Zo krijgt elke relatie haar eigen link naar het profielformulier.
Veldcode aanmaken
- Ga naar Mailings > Instellingen > Profiel/Uitschrijven.
- Klik op 'Nieuwe profielveldcode'.
- Geef de veldcode een naam, bijvoorbeeld 'account_aanmaken'.
- Geef een beschrijving, bijvoorbeeld: 'Wachtwoord aanmaken voor relaties'.
- Selecteer het profielformulier dat je bij stap 1 hebt gemaakt.
- Klik op 'Veldcode opslaan'.
Meer hierover lees je in: 'Persoonlijke links naar profiel- en uitschrijfformulieren maken'.
Stap 4: Verstuur de mailing
Mailing aanmaken
- Ga naar Mailings > Mailings.
- Klik op 'Mailing aanmaken'.
- Kies bij Gekoppelde website de site met de juiste layout.
- Ontwerp je mailing met een duidelijke call-to-action.
Meer hierover lees je in 'Mailing aanmaken en versturen'.
Link plaatsen
- Voeg een knop of link toe aan je mailing.
- Gebruik als linktekst bijvoorbeeld 'Activeer je account' of 'Kies je wachtwoord'.
- Plaats in het URL-veld de veldcode die je hebt aangemaakt (bijvoorbeeld:
##account_aanmaken##).
Selectie koppelen en versturen
Selecteer bij Ontvangers de selectie die je in stap 2 hebt gemaakt.
Controleer de mailing voor je verstuurt. Ga naar het tabblad Controle, zoek een ontvanger uit je selectie en klik op de link in de preview. Je ziet nu een voorbeeld van het profielformulier. Let op: in de preview zie je de knop 'Opslaan' niet en worden velden niet ingevuld. Dit is normaal.
Tip: Wil je de stroom testen? Maak een nieuwe relatie aan in het CRM met een eigen e-mailadres zonder account. Maak een kopie van de mailing en stuur deze alleen naar jezelf. Vul het profielformulier in met een zelfverzonnen wachtwoord en controleer daarna of je kunt inloggen. Gebruik voor de test een ander e-mailadres dan je Procurios-beheeraccount.
Als alles klopt, verstuur je de mailing via het tabblad Verzenden.
Zorg dat je dit voorkomt door je selectiefilter goed in te stellen. Klikt een relatie toch opnieuw op de link? Dan blijft het account bestaan, maar het wachtwoord kan worden gewijzigd als de relatie een nieuw wachtwoord kiest.
Filter in het CRM op ontvangers van de mailing en voeg als extra filter toe of de relatie inmiddels Gebruiker is.
Nee, dat is niet nodig. De persoonlijke link in de mailing zorgt ervoor dat het formulier wordt getoond. Het profielformulier op je website plaatsen heeft geen zin, want het zou alleen zichtbaar zijn voor ingelogde gebruikers. Het doel van dit formulier is juist om inloggen mógelijk te maken.