Een Weergave binnen Relaties van het CRM is als het ware een bepaalde bril waardoor je naar je relaties kijkt. Die bril is de context van het type werk dat iemand op een bepaald moment doet. Die bril bepaalt hoe Weergaven er het beste uit kunnen zien, maar ook welke relaties een gebruiker al dan niet wil/mag zien. ‘Inhoudsbeperking’ noemen we dat.
Als je een nieuwe Weergave aanmaakt, zijn standaard alle relaties uit je CRM toegankelijk. Als SuperUser kun je de Weergave wijzigen en onder Beperk inhoud aangeven aan welke voorwaarden een Relatie moet voldoen om te worden getoond in de Weergave.
Met het uitgebreide CRM-filter kun je hiervoor precies het juiste relatiefilter instellen. Je kunt dit eenvoudig houden, bijvoorbeeld door te filteren op 'Relatietype is gelijk aan Persoon' of juist 'Relatietype is niet gelijk aan Persoon'. Maar je kunt ook complexere filters instellen waardoor alleen major donors of leden zichtbaar worden in een bepaalde weergave. Aan de hand van twee voorbeelden laten we je zien hoe het werkt:
Je hebt een medewerker die zich richt op alle relaties die grotere bedragen doneren. Deze medewerker heeft specifieke behoeften als het erom gaat welke informatie er zichtbaar wordt op de relatiekaart van zijn relaties. Hiervoor maak je een speciale Weergave aan. Bij de instellingen van deze weergave bepaal je dat alleen personen en bedrijven getoond worden die donaties van meer dan 1.000 euro hebben. Hiervoor stel je het filter in onder 'Beperk inhoud'.
Met deze instellingen worden alle relaties die ooit meer dan 1.000 euro hebben gedoneerd (in geld of in natura) getoond in de weergave van je collega. Binnen de weergave kan de medewerker vervolgens filteren op specifiekere eigenschappen: zoals bijvoorbeeld op basis van campagne, donatiedatum, fonds of wervingskanaal. Deze filters kunnen vervolgens worden opgeslagen als nieuwe relatielijsten binnen de weergave.
Je hebt binnen jouw vereniging een communitymanager die zich alleen focust op de bestaande leden. Op de relatiekaart van deze leden staat specifieke informatie over het lidmaatschap en de bijbehorende contributie. Daarom richt je een specifieke weergave voor deze collega in waarin alleen leden getoond worden.
In het geval van jouw vereniging zijn er twee manieren waarop je kunt onderscheiden of een relatie lid is:
- De relatie heeft een actief abonnement in de abonnementscategorie 'Leden'
- Het CRM-veld 'Relatie is erelid' is aangevinkt
Bij 'Beperk inhoud' stel je daarom een filter in, zodat alle relaties die aan één van deze eigenschappen voldoen getoond worden in de weergave.
