Je hebt een selectie gemaakt, maar er moet iets veranderen. Misschien wil je de naam aanpassen, de selectie delen met een collega, of het onderliggende filter wijzigen. In dit artikel lees je hoe je een bestaande selectie kunt aanpassen.
Een selectie openen
Ga naar CRM > Selecties. Klik op de naam van de selectie die je wilt aanpassen.
Je ziet nu de relaties die in de selectie zitten. Bovenaan staan knoppen voor verschillende acties.
De selectie actualiseren
Een selectie wordt niet automatisch bijgewerkt. De lijst toont de relaties zoals ze waren op het moment van de laatste actualisatie.
Klik op 'Actualiseer deze selectie' om de selectie bij te werken. De selectie haalt dan opnieuw alle relaties op die aan de oorspronkelijke criteria voldoen.
Let op: Relaties die je handmatig hebt toegevoegd of verwijderd, behouden hun status. Zij worden niet overschreven door het actualiseren.
Eigenschappen wijzigen
Wil je de naam, beschrijving of deelinstellingen aanpassen? Klik op het menu met de drie puntjes en kies 'Wijzig selectie-eigenschappen'.
Er opent een venster waarin je kunt aanpassen:
- Naam: Geef de selectie een andere naam.
- Beschrijving: Pas de toelichting aan.
- Eigenaar: Maak iemand anders eigenaar van de selectie.
- Delen: Bepaal wie de selectie mag zien en gebruiken.
- Automatisch actualiseren: Zet dit aan of uit.
Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren.
Het filter van de selectie aanpassen
Soms wil je de criteria van een selectie wijzigen.
Dit doe je door het onderliggende filter aan te passen en de selectie opnieuw op te slaan.
Een voorbeeld: je zocht op alle leden die in West-Vlaanderen wonen. Hiervoor gebruikte je het adres-filter. Je koos echter voor een 'Willekeurig type' en niet specifiek voor het 'Bezoekadres'. Hierdoor kwamen ook de leden in de lijst die een postadres in West-Vlaanderen hadden (bijvoorbeeld een kantoor), maar zelf niet in West-Vlaanderen wonen.
Stap 1: Bekijk de huidige structuur
Klik op het tabblad 'Structuur'. Hier zie je hoe de selectie is opgebouwd: welke relatielijst en welke filterregels er zijn gebruikt.
Stap 2: Open het filter
Klik op de link 'deze zoekopdracht' in het structuuroverzicht. Het CRM opent nu de relatielijst met het oorspronkelijke filter.
Stap 3: Pas het filter aan
Wijzig de filterregels naar wens. Voeg regels toe of verwijder ze. Klik op 'Pas filter toe' om het resultaat te bekijken.
Voorbeeld: Het filter van de selectie zoekt naar alle relaties met een adres van een willekeurig adrestype in West-Vlaanderen, maar je wil eigenlijk de mensen die in de lijst zitten vanwege een afwijkend postadres uitsluiten. Je past dus het filter aan van 'Willekeurig adres' naar 'Bezoekadres'.
Stap 4: Overschrijf de selectie
Als je tevreden bent met het resultaat, klik je op 'Selectie maken'.
In het venster dat opent, kies je 'Overschrijf een bestaande selectie'. De selectie waar je vandaan komt staat voorgeselecteerd.
Klik op 'Opslaan'. De selectie gebruikt nu het nieuwe filter.
Relaties handmatig toevoegen
Soms wil je een relatie aan een selectie toevoegen die niet aan de filtercriteria voldoet. Dit kan bijvoorbeeld een uitzondering zijn.
Klik op het menu met de drie puntjes en kies 'Voeg n of meer relaties toe aan deze selectie'.
Klik op 'Selecteren/wijzigen...' om de relaties te kiezen die je wilt toevoegen. Klik daarna op 'Voeg toe'.
Let op: Handmatig toegevoegde relaties blijven in de selectie staan, ook als je de selectie actualiseert. Ze worden niet verwijderd omdat ze niet aan de filtercriteria voldoen.
Relaties handmatig verwijderen
Wil je een relatie uit de selectie verwijderen? Open de selectie en zoek de relatie in de lijst.
Eén relatie verwijderen: Klik op het verwijder-icoon rechts naast de relatie.
Meerdere relaties tegelijk verwijderen: Vink de relaties aan die je wilt verwijderen en klik op 'Verwijder geselecteerde relatie van deze pagina uit de selectie'.
Let op: Handmatig verwijderde relaties komen niet meer terug in de selectie, ook niet als je de selectie actualiseert en ze nog steeds aan de filtercriteria voldoen.
Een selectie vergrendelen
Wil je voorkomen dat een selectie nog wordt gewijzigd? Dan kun je de selectie vergrendelen.
Klik op de knop 'Vergrendelen' bovenaan de selectie.
Een vergrendelde selectie:
- Kan niet meer worden geactualiseerd
- Kan niet worden gewijzigd (naam, beschrijving, deelinstellingen)
- Er kunnen geen relaties worden toegevoegd of verwijderd
Je kunt een vergrendelde selectie nog wel combineren met een andere selectie, splitsen of verwijderen. Bij combineren en splitsen wordt een nieuwe selectie aangemaakt; de vergrendelde selectie zelf blijft ongewijzigd.
Dit is handig als je een selectie wilt bewaren als archief. Bijvoorbeeld: alle leden op 1 januari 2024.
Ontgrendelen
Alleen de eigenaar van de selectie of een SuperUser kan de selectie ontgrendelen. Klik op de knop 'Ontgrendelen' om de selectie weer bewerkbaar te maken.
Een selectie verwijderen
Heb je een selectie niet meer nodig? Dan kun je deze verwijderen.
Klik op het menu met de drie puntjes en kies 'Verwijder deze selectie'. Bevestig daarna met 'Verwijderen' dat je de selectie wilt verwijderen.
